Ruben TalmanRuben Talman

Hoe richt je SharePoint handig en goed in?

01 juni 15:08
0 min.

SharePoint succesvol inrichten vraagt expertise en ervaring. Zonder de juiste aanpak ontstaan er vaak problemen: gebruikers vinden hun bestanden niet, rechten zijn verkeerd ingesteld, of de structuur werkt tegen in plaats van mee.

Bij IT aanspreekpunt helpen we bedrijven SharePoint optimaal in te richten met onze bewezen aanpak. Meer dan 150 bedrijven kozen al voor onze aanpak – efficiÃĢnt, overzichtelijk en zonder kostbare verrassingen.

Op deze pagina
Op deze pagina

Waarom SharePoint inrichten en niet gewoon OneDrive gebruiken?

OneDrive werkt prima voor persoonlijke bestanden, maar organisaties hebben meer nodig:

  • Teamdocumenten die toegankelijk blijven als collega’s vertrekken
  • Gestructureerde samenwerking tussen afdelingen
  • Centrale informatie die iedereen kan vinden
  • Werkprocessen die digitaal ondersteund worden

Praktijkvoorbeeld:

Stel, accountmanager Marie bewaart alle klantcontracten in haar OneDrive en vertrekt volgende week. Dan moet je eerst alle documenten handmatig verhuizen naar een andere locatie voordat je haar account kunt sluiten. Vergeet je een map? Dan is die informatie weg.

Bij SharePoint staan dezelfde documenten in de “Klantenmap” van je organisatie. Marie’s toegang wordt simpelweg ingetrokken – alle documenten blijven gewoon beschikbaar voor het team. Geen gedoe, geen verloren bestanden.

SharePoint biedt deze organisatie-brede zekerheid, OneDrive niet.

Ook je samenwerking ijzersterk maken?
Ontdek onze Totale Ontzorging

Hoe richt je SharePoint optimaal in? 8-stappen aanpak

Een standaardaanpak voor SharePoint bestaat niet – elke organisatie is anders. Toch zijn er bewezen stappen die je door het inrichtingsproces leiden, van analyse tot automatisering.

1. Breng behoeften en organisatiestructuur in kaart

Begin niet met SharePoint, maar met je bedrijf. Welke afdelingen heb je? Hoe werken teams samen? Welke informatie wordt veel gedeeld? Deze analyse bepaalt hoe je SharePoint eruit komt te zien.

2. Denk na over rechten per afdeling

Richt SharePoint in per afdeling – dan vallen de rechten meestal automatisch op hun plek. Verkoop ziet verkoopdocumenten, HR ziet personeelszaken. Simpel en overzichtelijk.

3. Start met een sterke landingspagina (hub site)

Je SharePoint hub site wordt het digitale hart van je organisatie. Zorg voor:

  • Laatste bedrijfsnieuws prominent zichtbaar
  • Snelle links naar veel gebruikte applicaties (Outlook, Teams, etc.)
  • Duidelijke navigatie naar afdelingspagina’s

4. Vraag feedback via je nieuwe landingspagina

Gebruik de hub site zelf om feedback te verzamelen. Plaats een enquÃĒte of vraag om reacties. Dit toont meteen hoe SharePoint werkt en betrekt gebruikers bij het proces.

5. Betrek meedenkers en bouw afdelingen uit

Mensen hebben altijd meningen over de nieuwe homepage – gebruik dat! Vraag actieve collega’s om mee te denken en per afdeling relevante content toe te voegen. Maak slim gebruik van webparts zoals:

  • Microsoft Planner als contentkalender voor marketing
  • Planner voor daily stand-ups van projectteams
  • Nieuwswebparts voor afdelingsspecifieke updates

6. Train gebruikers praktisch

SharePoint navigeert zoals een website – hoe relevanter de informatie per afdeling, hoe makkelijker het wordt. Focus training op: waar vind ik wat ik nodig heb, en hoe upload ik bestanden op de juiste plek.

7. Beveilig verstandig

Standaard maak je alleen de homepage openbaar binnen je organisatie. Afdelingspagina’s blijven beperkt tot relevante medewerkers. Uitzondering: een HR-plein kan openbaar als dit een specifieke functie heeft (zoals het delen van algemene personeelsinformatie).

8. Automatiseer met Power Automate

Als de basis staat, denk dan na over automatisering:

  • Medewerker onboarding (automatisch toegang geven tot relevante sites)
  • Project onboarding (nieuwe projectmap + rechten instellen)
  • Goedkeuringsstromen voor documenten of aanvragen

Tip: Voor complexere SharePoint inrichtingen met meerdere locaties of geavanceerde workflows is professionele begeleiding vaak verstandig. Verkeerde instellingen zijn later moeilijk te herstellen.

Praktijkvoorbeelden: zo werkt SharePoint inrichting

Voorbeeld 1: Advocatenkantoor (15 medewerkers)

  • Groepen: Partners-groep, Juristen-groep, Secretariaat-groep
  • Rechten: Partners zien alle dossiers, Juristen alleen eigen rechtsgebied, Secretariaat ziet planning en algemene documenten
  • Structuur: Per rechtsgebied een aparte site (familie, bedrijfsrecht, strafrecht)

Voorbeeld 2: Installatiebedrijf (45 medewerkers)

  • Groepen: Verkoop-afdeling, Montage-team-Noord, Montage-team-Zuid, Technische-afdeling
  • Rechten: Verkoop ziet klantdocumenten, Montage-teams zien projecttekeningen voor hun regio, Technische-afdeling ziet alle specificaties
  • Structuur: Centrale hub met afdelingssites per team

Voorbeeld 3: Accountantskantoor (8 medewerkers)

  • Groepen: Bestuur-groep (eigenaar draagt meerdere petten: MT, HR, juridisch), Adviseurs-groep
  • Rechten: Bestuur ziet alle bedrijfsdocumenten, Adviseurs zien klantdossiers en werkinstructies
  • Structuur: EÊn centrale site met duidelijke secties

Voordeel van groepsrechten: Nieuwe medewerker in Verkoop? Voeg toe aan Verkoop-groep en alle relevante klantdocumenten en procedures zijn automatisch toegankelijk.

💡Tip: "Heb je ook dat je als kleine ondernemer eigenaar, HR Ên administratie tegelijk bent? Dan is het handiger om ÊÊn 'Management' groep te maken in plaats van jezelf in vier verschillende groepen te zetten."
Hoe richt je SharePoint handig en goed in?
Ruben Talman
Eigenaar IT Aanspreekpunt - SharePoint expert
Alle voordelen van SharePoint Online
Hoe richt je SharePoint handig en goed in?

Veelgemaakte fouten bij SharePoint inrichten (en hoe je ze vermijdt)

Fout 1: Eindeloos plannen en vergaderen

Maandenlang overleggen over de perfecte structuur. Teams blijven discussiÃĢren over details terwijl SharePoint ondertussen alweer updates heeft gekregen. Tegen de tijd dat iedereen het eens is, zijn de oorspronkelijke wensen alweer achterhaald.

Oplossing: Start klein met ÊÊn afdeling. Bouw uit op basis van ervaring. Iteratief werken voorkomt analysis paralysis en geeft sneller resultaat.

Fout 2: Te veel maatwerk programmeren

Custom code lijkt mooi, maar breekt bij elke SharePoint update. We zien regelmatig organisaties die duizenden euro’s hebben uitgegeven aan maatwerk dat na een Microsoft update niet meer werkt. Duur en onbetrouwbaar.

Oplossing: Gebruik standaard functionaliteiten. Deze blijven altijd werken en worden door Microsoft onderhouden. 95% van alle bedrijfsbehoeften kan met standaard SharePoint opgelost worden.

Fout 3: Perfecte huisstijl willen

Tot in detail je bedrijfskleuren implementeren kost duizenden euro’s en werkt vaak niet na updates. Veel organisaties laten programmeurs custom CSS schrijven voor pixel-perfecte branding.

Oplossing: Gebruik ingebouwde styling opties. Je past Word ook niet volledig aan aan je huisstijl. Microsoft werkt aan betere branding opties zoals flexibele webparts en een brandcentrum voor consistente huisstijl. SharePoint wordt grafisch steeds mooier zonder dure maatwerk.

Fout 4: Geen duidelijke beheerders aanstellen

Iedereen mag alles aanpassen. Resultaat: chaos, verwarring en inconsistente informatie. Zonder eigenaarschap wordt SharePoint een digitale puinhoop.

Oplossing: Stel per bedrijf of afdeling (bij grote afdelingen) een SharePoint-beheerder aan die verantwoordelijk is voor de content. Marketing medewerkers hebben vaak affiniteit met design en zijn goede kandidaten. Geef hen training en duidelijke richtlijnen.

Fout 5: Te ingewikkelde structuur

Tien niveaus diep klikken om bij ÊÊn document te komen. Complexe mappenstructuren die alleen de maker begrijpt. Gebruikers geven op en gaan terug naar hun eigen mapjes op de C-schijf.

Oplossing: Houd het simpel. Maximaal 3 klikken naar belangrijke informatie. Gebruik zoekfunctionaliteit in plaats van diepe mappenstructuren. Test met echte gebruikers of zij informatie kunnen vinden.

Fout 6: Geen gebruikerstraining

“Het systeem spreekt voor zich.” Spoiler: dat doet het niet. Zelfs intuïtieve systemen hebben uitleg nodig. Zonder training gebruikt men SharePoint verkeerd of helemaal niet.

Oplossing: Investeer in goede training. Zelfs 2 uur training bespaart weken frustratie. Maak video-tutorials voor veelgestelde vragen en organiseer opfrissessies voor nieuwe functionaliteiten.

Onthoud: SharePoint kan zoveel dat het verleidelijk is om alles te willen. Maar eenvoud werkt beter dan perfectie.

Hoe haal je alles uit SharePoint?

SharePoint groeit mee met je organisatie. Nieuwe afdeling? Andere werkprocessen? Extra locatie? SharePoint past zich aan zonder grote investeringen. Simpelweg een extra site aanmaken en je kunt weer verder.

Uitbreidingsmogelijkheden:

  • Workflows toevoegen (goedkeuringsprocessen, automatische meldingen)
  • Teams integratie uitbreiden (vergaderingen, chat, samen werken)
  • Power BI dashboards koppelen voor rapportages
  • External sharing voor klanten en leveranciers
  • Mobile apps voor onderweg toegang

De kunst: Begin eenvoudig, bouw stap voor stap uit. Iedere uitbreiding moet een duidelijk doel hebben – niet uitbreiden omdat het kan, maar omdat het helpt.

Hulp nodig bij uitbreiden? Start eerst met een grondige basis – daar helpen wij graag bij. Bekijk onze SharePoint diensten

Contact

Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe wij jouw IT zorgen wegnemen.

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Ook op zoek naar totale ontzorging?
Kies voor ons totaalpakket

Bel mij terug

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Hoe kunnen we je helpen?

Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe wij jouw IT zorgen wegnemen.

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

0532032153Mail ons