Ruben TalmanRuben Talman

De valkuil van alles op één SharePoint pagina

07 februari 13:51
0 min.

“Laten we gewoon één groot SharePoint maken voor iedereen” het klinkt zo logisch, maar het is een van de grootste valkuilen bij het inrichten van SharePoint. In deze blog leggen wij uit waarom deze aanpak problematisch is en hoe je het beter kunt aanpakken. We bespreken de uitdagingen van een centraal platform, van toegangsrechten tot technische beperkingen, en wij delen een praktische oplossing die wél werkt voor moderne organisaties.

Delen — Twitter Facebook LinkedIn WhatsApp Kopieer link
Op deze pagina
Op deze pagina

Herken je dit?

Je opent SharePoint en je ziet door de bomen het bos niet meer. Duizenden documenten, tientallen bibliotheken, en ergens daartussen moet dat ene belangrijke document staan. Klinkt bekend? Je bent niet de enige. Als SharePoint-expert zien wij dit scenario keer op keer terugkomen bij organisaties die kiezen voor één groot centraal platform.

Start vandaag nog met SharePoint intranet!

Meer over onze SharePoint diensten

Waarom één groot SharePoint niet werkt

Het toegangsrechten-drama

Stel je voor: marketing heeft vertrouwelijke campagne-informatie, HR bewaart personeelsdossiers, en finance heeft belangrijke financiële rapportages. Allemaal in dezelfde SharePoint-omgeving. Het beheren van wie wat mag zien wordt al snel een hoofdpijndossier. Met elke nieuwe medewerker of project wordt deze puzzel ingewikkelder.

De technische realiteit

SharePoint heeft zijn grenzen. Een documentbibliotheek kan maximaal 5.000 items bevatten voordat je tegen problemen aanloopt, en URL’s mogen niet langer zijn dan 400 tekens. Bij één grote site loop je hier sneller tegenaan. Ook de prestaties lijden onder grote hoeveelheden bestanden in één omgeving, wat zich uit in trage laadtijden en synchronisatieproblemen met OneDrive.

De impact van verandering

Organisaties zijn constant in beweging. Bij reorganisaties of afdelingssplitsingen wordt één grote SharePoint-site een last. Je moet dan duizenden bestanden migreren, wat niet alleen tijdrovend is maar ook risico’s met zich meebrengt zoals gebroken links en verloren toegangsrechten. Met kleinere sites pas je de structuur eenvoudig aan met enkele kliks.

SharePoint inrichting

Verhoogde risico’s

Bij één centrale SharePoint-site worden de risico’s ook groter. Als iemand per ongeluk bestanden verwijdert, kan dit impact hebben op de hele organisatie. Belangrijke documenten raken ook sneller ‘begraven’ in eindeloze mapstructuren, wat de vindbaarheid niet ten goede komt.

Beheer wordt een bottleneck

Met één centrale SharePoint ligt alle verantwoordelijkheid bij een handjevol beheerders. Ze moeten niet alleen alles technisch in goede banen leiden, maar ook de wensen van alle afdelingen kennen en behartigen. Dat is praktisch onmogelijk.

De oplossing: denk klein, werk slim

De oplossing is even simpel als effectief: creëer kleinere, specifieke SharePoint-sites voor elk team, project of afdeling. SharePoint is ontwikkeld als modern intranet, niet alleen als opslag. Met kleinere, gerichte sites kunnen teams effectiever gebruikmaken van nieuwsberichten, webparts en integraties met andere Microsoft 365-tools. Dit creëert een werkplek die écht aansluit bij hoe moderne teams samenwerken.

De voordelen in de praktijk

  • Teams kunnen hun eigen ruimte inrichten zoals zij dat willen
  • Toegangsrechten zijn overzichtelijk per site te regelen
  • Informatie is makkelijker te vinden
  • Verantwoordelijkheden zijn beter verdeeld
  • Het systeem kan meegroeien met je organisatie

Hoe pak je dit aan?

Begin klein. Identificeer de belangrijkste teams of projecten en creëer voor hen eerste aparte sites. Zorg voor goede training van lokale beheerders en stel duidelijke richtlijnen op. Verbind de sites via een hub en breid het systeem geleidelijk uit.

Hulp nodig bij jouw SharePoint-inrichting?

Door SharePoint slimmer in te delen met kleinere pagina’s, maak je het jezelf een stuk makkelijker. Het kost wat meer tijd om op te zetten, maar levert je een werkplek op die écht werkt voor je team. Precies zoals het hoort: makkelijk te gebruiken en te beheren. Als SharePoint-experts helpen we dagelijks organisaties bij het optimaal inrichten en benutten van hun SharePoint-omgeving. We begrijpen de uitdagingen en weten hoe je deze kunt omzetten naar kansen. Of je nu start met SharePoint of je huidige omgeving wilt optimaliseren, wij denken graag met je mee.

Waarom kiezen voor IT Aanspreekpunt?

✅ Bewezen expertise – 10+ jaar SharePoint implementaties
✅ Lokale service – Persoonlijke begeleiding vanuit Enschede
✅ Complete ontzorging – Van advies tot implementatie en support
✅ Transparante prijzen – Geen verrassingen, heldere afspraken 

Direct contact opnemen?

📞 Bel 053 203 3117 voor direct advies
📧 Mail naar [email protected]
📅 Plan een gratis SharePoint scan 

Ruben Talman

Ik help je
graag verder

Neem contact op

053-20 32 153

Veelgestelde vragen

© IT Aanspreekpunt

Bel mij terug

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Hoe kunnen we je helpen?

Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe wij jouw IT zorgen wegnemen.

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

0532032153Mail ons