Ruben Talman

Optimaliseer je contractbeheer met SharePoint en Power Automate

15 juni 08:35

0 min.

Contractbeheer in Excel? Tijd voor een upgrade. Als je nog steeds contracten bijhoudt in spreadsheets en e-mailboxen, mis je kansen voor automatisering en efficiëntie. SharePoint en Power Automate bieden een complete oplossing voor professioneel contractbeheer: van automatische herinneringen tot gestructureerde goedkeuringsprocessen.

In dit artikel ontdek je hoe je overschakelt naar een systeem dat écht werkt, waarom Excel je beperkt, en welke concrete voordelen je krijgt met SharePoint en Power Automate.

Delen — Twitter Facebook LinkedIn WhatsApp Kopieer link

Op deze pagina

Op deze pagina

Waarom Excel je contractbeheer beperkt

Excel lijkt handig, maar voor contractbeheer schiet het tekort. Contracten blijven verspreid in e-mailboxen en mappen, terwijl je Excel-overzicht snel verouderd raakt. Het resultaat: gemiste deadlines en veel tijd besteed aan zoeken.

De feiten: Medewerkers besteden gemiddeld 2,5 uur per week aan het zoeken naar contractinformatie. Tijd die beter besteed kan worden.

Excel voor contractbeheer brengt deze uitdagingen met zich mee:

❌ Verspreide opslag: Contracten staan in verschillende mappen, mailboxen en drives
❌ Geen automatische herinneringen: Verlopen contracten worden over het hoofd gezien
❌ Beperkte samenwerking: Slechts één persoon kan tegelijk bewerken
❌ Handmatige processen: Goedkeuringen verlopen via e-mail of gesprekken
❌ Versie-verwarring: Welke versie is nu de laatste?

Het resultaat: Gemiste deadlines, dubbel werk en onnodige stress rond contractbeheer.

Waarom SharePoint de betere keuze is

SharePoint biedt een gestructureerde omgeving voor contractbeheer met deze voordelen:

✅ Centrale opslag: Alle contracten op één toegankelijke locatie
✅ Versiecontrole: Automatisch bijhouden van wijzigingen en versies
✅ Gelijktijdige samenwerking: Meerdere gebruikers kunnen tegelijk werken
✅ Zoekfunctionaliteit: Snel contracten vinden op basis van metadata
✅ Beveiligde toegang: Gecontroleerde rechten per gebruiker of groep

Start vandaag nog met SharePoint intranet!

Meer over onze SharePoint diensten

Power Automate: De motor achter je contractbeheer

Power Automate, een onmisbaar onderdeel van het Microsoft365 Power Platform, staat aan de top als het gaat om het stroomlijnen en automatiseren van bedrijfsprocessen. Door de naadloze integratie van Power Automate met SharePoint voor contractbeheer pluk je de vruchten van diverse voordelen:

1. Automatische meldingen

Stel meldingen in om op de hoogte te worden gebracht van belangrijke contractdata, zoals vervaldatums of wijzigingen in de status van een contract.

2. Geautomatiseerde goedkeuringsflows

Implementeer geautomatiseerde goedkeuringsworkflows om sneller beslissingen te nemen en de doorlooptijd van contracten te verkorten.

3. Slimme gegevensvalidatie

Voorkom fouten en waarborg nauwkeurigheid door gegevensvalidatie in te stellen bij het invoeren van contractinformatie.

4. Metadata Management

Met meta datavelden is het mogelijk om belangrijke informatie over contracten vast te leggen, zoals contractnummer, leverancier, einddatum, enzovoort.

5. Integratie met Andere Tools

Overweeg integratie met andere tools, zoals Microsoft Teams of Outlook, voor naadloze communicatie en samenwerking.

6. Archivering en Back-up

Automatiseer het proces van het archiveren van oude contracten en zorg voor regelmatige back-ups om gegevensverlies te voorkomen.

7. Taakbeheer

Wijs taken toe aan specifieke teamleden en stel herinneringen in om ervoor te zorgen dat deadlines worden nagekomen.

8. Gebruikerstraining

Wij als het aanspreekpunt voor IT kunnen trainingen verzorgen voor teamleden, zodat zij vertrouwd raken met de nieuwe contractbeheerprocessen en een vlotte overgang wordt gegarandeerd.

Zo ziet professioneel contract beheer eruit

Hieronder zie je afbeeldingen van hoe contractbeheer er daadwerkelijk uitziet in SharePoint. Dit zijn echte voorbeelden van hoe je straks je contracten en personeelsgegevens beheert.

Personeelscontracten in één overzicht
Alle medewerkersinformatie direct zichtbaar: functies, uurtarieven, contactgegevens. Sorteer op elke kolom, filter op functie of zoek specifieke medewerkers.

Complete contractadministratie

Van startdatum tot eindstatus – alles in één gestructureerd overzicht. Automatische kleurcoding toont direct welke contracten aandacht vragen: groen voor actieve contracten, oranje voor binnenkort verlopende, rood voor verlopen contracten.

Het verschil is duidelijk: Van Excel-bestanden naar professioneel, geautomatiseerd contractbeheer dat iedereen begrijpt en gebruikt.

Ontdek de kracht van contractbeheer met SharePoint en Power Automate

Het gebruik van contractbeheer in SharePoint met Power Automate is slim voor bedrijven die streven naar efficiëntie, nauwkeurigheid en beter risicobeheer. Ontdek de kracht van SharePoint en Power Automate om je contractbeheer te verbeteren en uitstekende zakelijke resultaten te behalen.

Laat Excel achter je en omarm de geavanceerde aanpak met SharePoint en Power Automate! Onze team van experts in Microsoft365 helpen je met het op maat inrichten van deze tools voor jouw bedrijf. Maak je klaar voor een soepele overgang naar een verbeterd contractbeheer en behaal uitstekende zakelijke resultaten. Ben je klaar voor deze positieve verandering?

Deze voordelen ga je direct merken

✅ Betere Controle

Dashboard met overzicht van alle contracten
Rapportages over contractwaarden en verloopdatums
Inzicht in goedkeuringsprocessen en doorlooptijden

✅ Verbeterde Samenwerking

Realtime toegang tot actuele contractinformatie
Duidelijke verantwoordelijkheden en taken
Transparante status van alle contracte

✅ Risicoreductie

Geen gemiste verlengingen door automatische herinneringen
Betere compliance door gestructureerde processen
Volledige audit trail van alle wijzigingen

✅ Tijdsbesparing

60% minder tijd besteed aan zoeken naar contracten
Automatische processen vervangen handmatig werk
Snellere goedkeuringscycli door gestructureerde workflows

Waarom IT Aanspreekpunt voor jouw contractbeheer?

✅ Bewezen expertise – 10+ jaar SharePoint implementaties
✅ Lokale service – Persoonlijke begeleiding vanuit Enschede
✅ Complete ontzorging – Van advies tot implementatie en support
✅ Transparante prijzen – Geen verrassingen, heldere afspraken

Klaar om te stoppen met Excel-frustratie?

Volgende stap: Plan een gratis SharePoint-scan waarin we:

Je huidige contractbeheer analyseren
Concrete verbeterpunten identificeren
Een implementatieplan op maat maken

Geen verplichtingen, wel duidelijkheid over wat mogelijk is.

Direct contact opnemen?

📞 Bel 053 203 3117 voor direct advies
📧 Mail naar [email protected]
📅 Plan een gratis SharePoint scan

Ben je klaar om contractbeheer te doen zoals het hoort? We helpen je graag bij de overstap van Excel-chaos naar georganiseerd, geautomatiseerd contractbeheer.

Artikelen

Wat Is SharePoint? Complete uitleg voor bedrijven in 2025

Hoe richt je SharePoint handig en goed in?

Succesvol intranet opstarten met deze 5 tips

Veelgestelde vragen

Wat is SharePoint?

SharePoint is een bedrijfsintranetplatform dat teams in staat stelt efficiënt samen te werken en te communiceren. Met directe toegang tot gedeelde informatie en documenten, biedt het functies zoals real-time samenwerking, wijzigingsgeschiedenis en goedkeuringsprocessen. Lees meer..

Wat voor mogelijkheden biedt SharePoint voor ons bedrijf?

Werken met SharePoint maakt samenwerken makkelijker. Je kunt alle belangrijke dingen op één plek delen, zoals documenten, taken en nieuws. Het helpt je ook om documenten goed te organiseren en te bewaren. En als je iets zoekt, vind je het snel met de handige zoekfunctie. Lees meer..

Heb ik een Microsoft 365-licentie nodig om SharePoint te gebruiken?

Ja, om SharePoint te gebruiken is een Microsoft 365-abonnement vereist. Dit abonnement biedt toegang tot SharePoint en andere waardevolle Microsoft-tools die essentieel zijn voor efficiënte samenwerking en productiviteit.

Kan SharePoint worden aangepast aan onze bedrijfsbehoeften?

Ja, als SharePoint-experts passen we SharePoint aan op maat van jouw bedrijf. Of het nu gaat om lay-out, documentbeheer, machtigingen of aangepaste oplossingen, we zorgen ervoor dat SharePoint perfect past bij jouw behoeften. Met onze expertise maken we het eenvoudig om het maximale uit SharePoint te halen voor jouw bedrijf.

Kan ik SharePoint koppelen aan Microsoft Teams?

Ja, het is mogelijk om je SharePoint-intranet beschikbaar te maken in Microsoft Teams. Hierdoor kun je al je belangrijke informatie en tools op één plek hebben, waardoor Teams de enige applicatie is die je nodig hebt. Met deze integratie kunnen teamleden eenvoudig toegang krijgen tot documenten, taken, agenda’s, nieuws en meer, allemaal binnen de vertrouwde Teams-omgeving. Dit maakt de samenwerking naadloos en efficiënt, omdat alles centraal toegankelijk is.

Wat kost een volledige SharePoint implementatie?

Wij hanteren een efficiënte aanpak met twee opties:

Done WITH You (Power User Training):** €2.500 – €5.000

Training van jouw interne power users
Implementatie begeleiding en setup
Jouw team vult en beheert zelf het systeem
Ideaal voor: Bedrijven met interne capaciteit

Done FOR You (Complete Ontzorging):** €8.000 – €25.000

Volledige implementatie door ons team
Content migratie en inrichting
Gebruiksklaar systeem oplevering
Ideaal voor: Bedrijven zonder interne IT-capaciteit

Bel 053 203 2153 voor een gratis intake en persoonlijk advies welke aanpak het beste bij jouw organisatie past.

Waarom is de ‘Done WITH You’ aanpak vaak voordeliger?
Lagere projectkosten, maar jouw power user investeert tijd voor de training en inrichting. Dit geeft jullie volledige controle en interne kennis, maar vraagt wel interne capaciteit.

Hoe lang duurt een SharePoint project?

Done WITH You (Power User Training): Maatwerk – geen standaard tijdlijn

Volledig afgestemd op jullie specifieke behoeften
Intake bepaalt scope en planning
Flexibele aanpak per organisatie

Typisch proces:

Week 1-2: Intake, analyse en SharePoint basis setup
Week 3-6: Implementatie van structuur, navigatie en opmaak
Week 7-10: Intensieve training van 1-2 power users
Week 11-12: Fine-tuning en overdracht

Wat power users leren (op maat):

News webpart configuratie en beheer
Evenementen webpart inrichting
Site structuur en navigatie optimalisatie
Huisstijl en opmaak aanpassingen
Content beheer en organisatie
Gebruikersbeheer en rechten

Training wordt specifiek afgestemd op:

Jullie organisatie behoeften
Gewenste functionaliteiten\
Interne capaciteit en kennis
Toekomstige uitbreidingsplannen

Planning bepaald tijdens intake gesprek op basis van jullie specifieke situatie.

Bieden jullie doorlopende SharePoint support?

Ons doel is jullie zelfstandig te maken met SharePoint. Daarom bieden wij:

Standaard nazorg na elke training/implementatie
Gratis follow-up voor vragen in de eerste maanden
On-demand support voor nieuwe use cases en uitbreidingen
Geen verplichte abonnementen – jullie bepalen wanneer hulp nodig is

Toekomstige SharePoint uitbreidingen:

SharePoint back-up oplossingen
Workflow automatisering
Integraties met andere systemen
Geavanceerde configuraties
Team uitbreiding training

Het mooie van onze aanpak: na onze training zijn jullie in control van je eigen SharePoint omgeving. Voor nieuwe projecten en uitbreidingen staan we altijd klaar.

Bel 053 203 2153 voor advies over SharePoint uitbreidingsmogelijkheden.

Is SharePoint gratis?

SharePoint Online is inbegrepen bij Microsoft 365 abonnementen. Er zijn geen extra kosten voor de basis functionaliteiten.

Wat is het verschil tussen SharePoint en OneDrive?

OneDrive is persoonlijke opslag, SharePoint is voor organisatie-brede samenwerking en documentbeheer.

Is SharePoint moeilijk te leren?

Met goede training en begeleiding leren medewerkers SharePoint snel gebruiken. Na ons SharePoint traject krijg je ook toegang tot onze videoplaylist waarin vele korte video’s staan die eindgebruikers kunnen volgen om zich wegwijs te maken in het gebruik van SharePoint. De meeste gebruikers beheersen de basis binnen 1-2 weken. Voor power users bieden wij intensievere training om SharePoint volledig te kunnen beheren en uitbreiden.