Bakxwagenaar

''Het levert ons meer op dan dat het kost''.

Klantprofiel

Arbodienstverlener met verspreide werklocaties

“Ons werk is bedrijfsgezondheidszorg. We streven ernaar dat mensen zo goed mogelijk – gezond en vitaal – aan het werk kunnen zijn en blijven”, vertelt Wouter Wagenaar, algemeen directeur van BakxWagenaar. “Als gecertificeerde arbodienst ondersteunen wij bedrijven bij het terugdringen en beheersen van verzuim én het vitaal en (duurzaam) inzetbaar houden van hun werknemers.”

BakxWagenaar heeft inmiddels 100 professionals aan het werk, waarvan ongeveer de helft in dienstverband en de andere helft als zzp’er. Hun hoofdkantoor is gevestigd in Helmond, maar zij houden ook spreekuur in Venlo, Eindhoven en Den Bosch.

Uitdaging

Verspreide teams zonder centrale informatiebron

De verspreide werklocaties en flexibele werkvormen stelden BakxWagenaar voor een uitdaging. “Omdat onze artsen, psychologen en andere medewerkers veelal tegelijkertijd, maar niet op dezelfde plek werkzaam zijn, ontstond de ambitie om een intranet te bouwen. Zodat er één plek zou zijn waar iedereen alle benodigde documenten kan vinden en informatie en kennis met elkaar kan delen.”

Tegelijkertijd stond BakxWagenaar voor de overstap naar Office365 en SharePoint. “Omdat wij dit goed wilden aanpakken, zijn wij bewust op zoek gegaan naar een externe partij die ons hierbij kon ondersteunen”, aldus Wouter.

Aanpak

Van intranet naar volledig IT-beheer

Na diverse partijen te hebben benaderd, koos BakxWagenaar voor IT Aanspreekpunt. “Het prettige contact met Ruben Talman, het feit dat ze snel en gemakkelijk kunnen schakelen, maar zeker ook hun expertise en doortastende manier van werken, gaf voor ons de doorslag.”

Wat begon als een SharePoint-implementatie, groeide uit tot een volwaardig IT-partnerschap:

1. Implementatie van SharePoint intranet met aangepaste rechtenstructuur voor zowel medewerkers in dienst als zzp’ers
2. Begeleiding bij de overgang naar Office365 voor alle medewerkers
3. Uitbreiding naar volledig IT-beheer, inclusief hardware vervanging
4. Proactief beveiligingsbeheer voor alle apparaten
5. Digitaal onboarding-proces voor nieuwe medewerkers

“Het is fraai dat deze samenwerking klein is begonnen, maar steeds verder is uitgegroeid. Er zijn dan ook nieuwe projecten bijgekomen. Zo heeft IT aanspreekpunt ondertussen de volledige hardware op ons kantoor in Helmond vervangen.”

Resultaten

Proactief beheer met minimale downtime

De samenwerking met IT aanspreekpunt heeft voor BakxWagenaar tot concrete voordelen geleid:

• Centrale informatievoorziening: Alle medewerkers hebben nu toegang tot de juiste documenten, ongeacht werklocatie
• Preventief onderhoud: “Ze detecteren preventief of iets aan vervanging toe is of defect is. Als bijvoorbeeld een batterij van een laptop van één van onze medewerkers aan vervanging toe is, dan stuurt IT aanspreekpunt een mail naar deze medewerker en wordt ervoor gezorgd dat dat de batterij vervangen wordt.”
• Minimale downtime: “Op deze manier heeft een medewerker alleen de vooraf geplande ‘downtime’ waardoor het geen of minimaal effect heeft op het kunnen uitvoeren van de werkzaamheden.”
• Veilige informatieomgeving: “Ik vind het uiterst belangrijk dat IT aanspreekpunt actief de beveiliging van onze telefoons en laptops beheert, want de informatie die wij verwerken is zeer vertrouwelijk.”
• Volledige focus op kernactiviteiten: “Voor ons is het een extra pluspunt dat wij er zelf niet naar om hoeven te kijken, waardoor wij onze tijd en focus volledig kunnen richten op onze patiënten.”

Partnerschap

Onderdeel van het team, zelfs op afstand

De samenwerking is uitgegroeid tot een hecht partnerschap. “Wij beschouwen IT aanspreekpunt als onze partner, ze staan zelfs als ‘ICT Beheer’ in ons organogram”, licht Wouter toe.

Ondanks de fysieke afstand tussen Enschede en Helmond verloopt de samenwerking uitstekend. “Ze hebben het zelfs zodanig ontworpen dat als er een nieuwe medewerker bij BakxWagenaar komt, hij of zij een online intake heeft met IT aanspreekpunt. Dat hoeft niet meer fysiek, dat hebben ze heel slim voor ons geregeld.”

Waarde

Meer opbrengst dan kosten

Over de toegevoegde waarde is Wouter duidelijk: “Het is voor ons lastig om in kaart te brengen wat de ontzorging van IT aanspreekpunt ons exact oplevert. Maar ik kan je garanderen dat we zoveel afdekken, dat het alleszins meer oplevert, dan dat het kost. Het zal voor iedereen logisch zijn dat het ons geld kost wanneer een medewerker een halve dag niet kan werken omdat zijn pc het niet doet. Los van de sores en de onrust die het meebrengt als het niet werkt.”

Toekomst

Nog meer betrokkenheid

“Het zal duidelijk zijn geworden dat IT aanspreekpunt een bijzondere positie heeft binnen onze organisatie. Mijn ideaalbeeld is dat hun zichtbaarheid en betrokkenheid nog iets groter wordt in de toekomst. Ik hoop dat ze die uitdaging aangaan”, besluit Wouter.