Hoe start je projecten automatisch in SharePoint?

Praktijkvideo: Zie het concept in actie

In de onderstaande video zie je het complete proces live in actie. Perfect om het concept te begrijpen voordat je begint met implementeren. De video toont de snelle basis-versie, ideaal om mee te volgen.

Wat zie je in de video: 

• Eerste 2 minuten: Demo van het werkende systeem (formulier → automatische taken en mappen
• SharePoint lijst opzette
• Forms interface configureren
• Power Automate flow bouwen (stap-voor-stap
• Planner taken automatisch aanmaken
• Projectmappen genereren
• Complete test van het systeem

Bekijk hier de video:

Stap 1: SharePoint lijst aanmaken

Basis lijst configuratie:

1.1 Nieuwe lijst aanmaken 

• Ga naar je SharePoint site 
• Klik op “Nieuw” → “Lijst”
• Kies “Lege lijst”
• Naam: “Projecten 2025” 

1.2 Velden toevoegen 

Voeg deze kolommen toe (Type tussen haakjes): 

• Projectnaam (Tekst) – Verplicht 
• Klant (Tekst) – Verplicht 
• Projectmanager (Persoon) 
• Teamleden (Personen – meerdere selecties) 
• Startdatum (Datum) 
• Deadline (Datum) 
• Budget (Getal) 
• Projecttype (Keuze: Ontwikkeling, Marketing, Consultancy) 
• Status (Keuze: Voorbereid, Actief, Voltooid)

1.3 Lijst instellingen optimaliseren 

• Verplichte velden instellen (Projectnaam, Klant) 
• Standaardwaarden: Status = “Voorbereid” 
• Weergave aanpassen voor overzicht
  

Stap 3: Power Automate flow bouwen

3.1 Nieuwe flow aanmaken 

• Ga naar Power Automate (https://make.powerautomate.com)
• “Maken” → “Geautomatiseerde cloudflow”
• Trigger: “Wanneer een item wordt gemaakt” (SharePoint) 
• Selecteer je site en lijst 

Figuur 1 Power Automate – Projecten flow 

3.2 Trigger configureren 

• Site adres: Selecteer je SharePoint site 
• Lijstnaam: Kies “Projecten 2025” 
• Test de trigger door een testproject aan te maken 

3.3 Basisgegevens ophalen

Voeg actie toe: “Item ophalen” (SharePoint) 

• Gebruik het ID uit de trigger 
• Dit geeft je toegang tot alle projectgegevens

Stap 4: Automatisch Planner buckets en taken aanmaken 

4.1 Planner bucket aanmaken

Actie toevoegen: “Bucket maken” (Planner) 

• Plan ID: ID van je Planner (gekoppeld aan SharePoint site) 
• Naam: Klik bliksem icoontje ⚡ → selecteer variabele “ProjectNaam” (Deze namen komen overeen met de kolomnaam uit je List uit vorige stap

4.2 Standaard taken aanmaken

Voor elk project dezelfde taken? Maak meerdere “Taak maken” acties: 

Taak 1: Projectkickoff 

• Titel: “Kickoff meeting plannen” 
• Bucket ID: Bliksem icoontje ⚡ → “Bucket maken” → “ID” 
• Toegewezen aan: Bliksem icoontje ⚡ → “ProjectManager” 
• Vervaldatum: Startdatum + 1 dag 
• Hernoem actie: “Taak 1 – Kickoff” 

Taak 2: Requirements verzamelen 

• Titel: “Requirements en specificaties verzamelen” 
• Bucket ID: Bliksem icoontje ⚡ → “Project Bucket Aanmaken” → “ID” 
• Toegewezen aan: Bliksem icoontje ⚡ →  “ProjectManager”
• Vervaldatum: Startdatum + 3 dagen
• Hernoem actie: “Taak 2 – Requirements” 

Taak 3: Team briefing 

• Titel: “Team briefing en rolverdeling” 
• Bucket ID: Bliksem icoontje ⚡ → “Project Bucket Aanmaken” → “ID” 
• Toegewezen aan: Teamleden 
• Vervaldatum: Startdatum + 5 dagen 
• Hernoem actie: “Taak 3 – Team briefing”
  

4.3 Dynamische taken (optioneel)

Voor gevorderden: maak taken afhankelijk van projecttype: 

Voorwaarde: ProjectType = “Ontwikkeling”
Dan: Maak development-specifieke taken
Anders: Maak algemene taken 

Stap 5: Projectmappen automatisch genereren 

5.1 Hoofdmap aanmaken

Actie: “Map maken” (SharePoint) 

• Site adres: Je SharePoint site
• Map pad: Documentbibliotheek 
• Mapnaam: Variabele ProjectNaam + KlantNaam

5.2 Submappen structuur

Maak meerdere “Map maken” acties voor consistente structuur: 

Hoofdmap: [ProjectNaam] – [KlantNaam] 

├── 01 – Projectdocumentatie 

├── 02 – Requirements & Specificaties   

├── 03 – Ontwerp & Wireframes 

├── 04 – Ontwikkeling 

├── 05 – Testing 

├── 06 – Oplevering 

└── 99 – Archief

Stap 6: Projectmanager notificatie en afronding 

6.1 Projectmanager notificatie

Actie: “E-mail verzenden” (Office 365 Outlook) 

• Aan: ProjectManager email
• Onderwerp: “Nieuw project aangemaakt: [ProjectNaam]” 
• Inhoud: 

Hallo [ProjectManager],
Je nieuwe project is automatisch ingericht:
Projectnaam: [ProjectNaam]
Klant: [KlantNaam] 
Startdatum: [Startdatum] 

✅ Planner taken aangemaakt
✅ Projectmappen gereed
✅ Team toegang ingesteld 

Bekijk je project: [Link naar Planner] 

Succes met het project! 

Praktijktips voor succesvol gebruik

💡 Tip 1: Start eenvoudig Begin met basis automatisering (lijst + taken). Voeg later geavanceerde features toe. 

💡Tip 2: Betrek je team Laat gebruikers de Forms interface testen. Hun feedback maakt het systeem beter. 

💡 Tip 3: Standaardiseer maar blijf flexibel 80% van projecten gebruikt standaard structuur. Voor speciale projecten: handmatige aanpassingen achteraf. 

💡 Tip 4: Monitor en optimaliseer 

• Welke taken worden vaak vergeten/toegevoegd?
• Welke mappenstructuur werkt niet
• Waar lopen gebruikers tegen aan? 

💡 Tip 5: Backup en documentatie 

• Exporteer je Power Automate flow regelmatig 
• Documenteer afwijkende projectsetups 
• Train meerdere mensen in het systeem 

💡 Tip 6: Integratie met bestaande tools 

• Koppel aan je CRM voor klantgegevens 
• Sync met tijd registratie tools 
• Integreer met factuur systemen