Een eigen IT-beheerder is zinvol vanaf het moment dat je IT-omgeving zo complex en bedrijfskritisch wordt dat je niet meer zonder vaste, interne ondersteuning kunt. Voor de meeste MKB-bedrijven geldt dat dit punt pas bereikt wordt bij zo’n 50 tot 75 medewerkers of meer. Kleinere organisaties zijn vaak beter af met uitbesteed IT-beheer. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wanneer een eigen IT-beheerder écht nodig is en hoe je die keuze maakt.
Wat kost een eigen IT-beheerder gemiddeld per jaar?
Een eigen IT-beheerder kost een bedrijf al snel tussen de 45.000 en 65.000 euro per jaar aan bruto salaris, afhankelijk van ervaring en regio. Tel daarbij werkgeverslasten, opleidingskosten, vakantiedagen en eventuele bonussen op, dan kom je al snel uit op een totale kostenpost die aanzienlijk hoger ligt dan het brutoloon alleen.
Naast het salaris zijn er indirecte kosten die bedrijven vaak onderschatten:
- Kosten voor hardware, software en licenties die de beheerder nodig heeft
- Opleidingen en certificeringen om kennis up-to-date te houden
- Vervanging tijdens ziekte of vakantie
- Wervingskosten bij vertrek
Eén persoon kan bovendien nooit alle IT-specialismen beheersen. Denk aan beveiliging, netwerken, cloudoplossingen en helpdesk. Je betaalt dus voor één generalist, terwijl je soms specialistische kennis nodig hebt die die persoon simpelweg niet heeft.
Vanaf welke bedrijfsomvang is een eigen IT-beheerder zinvol?
Een eigen IT-beheerder wordt pas echt zinvol als je organisatie minimaal 50 tot 75 medewerkers heeft en een complexe, bedrijfskritische IT-omgeving draait. Onder die grens is de werkdruk voor één fulltime beheerder vaak te laag om de kosten te rechtvaardigen, en zijn de taken goed op te vangen met uitbesteed ICT-beheer.
Factoren die de grens kunnen verschuiven zijn:
- Branche: Bedrijven in de zorg, financiële sector of productie hebben vaak strengere IT-eisen en kunnen eerder behoefte hebben aan interne expertise.
- Groeitempo: Snel groeiende bedrijven hebben meer IT-ondersteuning nodig dan stabiele organisaties van dezelfde omvang.
- Complexiteit van systemen: Maatwerksoftware, eigen servers of specifieke integraties vragen meer beheer dan standaard cloudoplossingen.
- Locaties: Meerdere vestigingen verhogen de IT-complexiteit en daarmee de behoefte aan vaste ondersteuning.
Bedrijven met minder dan 50 medewerkers die toch een eigen IT-beheerder inhuren, merken vaak dat die persoon zijn tijd niet volledig nuttig kan besteden. Het gevolg is dat de kosten hoog zijn, terwijl de dekking toch beperkt blijft.
Wat doet een IT-beheerder dagelijks in een MKB-omgeving?
In een MKB-omgeving houdt een IT-beheerder zich dagelijks bezig met het oplossen van technische problemen van medewerkers, het beheren van systemen en netwerken, en het bewaken van de IT-beveiliging. De rol is breed en vraagt om een generalist die snel kan schakelen tussen uiteenlopende taken.
Typische dagelijkse werkzaamheden zijn:
- Helpdesk: vragen en storingen van medewerkers afhandelen
- Beheer van gebruikersaccounts en toegangsrechten
- Updates en patches installeren op systemen en apparaten
- Bewaken van de netwerkverbindingen en servers
- Ondersteuning bij cloudplatforms zoals Microsoft 365
- Beveiliging monitoren en verdachte activiteiten signaleren
Wat veel bedrijven verrast, is hoeveel tijd er opgaat aan routinetaken zoals wachtwoordresets en kleine gebruikersproblemen. Strategisch werk, zoals het verbeteren van de IT-infrastructuur of het adviseren over nieuwe technologie, blijft daardoor vaak liggen. Dit is een van de redenen waarom onbeperkte ICT-helpdesk diensten als aanvulling of alternatief populair zijn bij het MKB.
Wat zijn de nadelen van een eigen IT-beheerder?
De grootste nadelen van een eigen IT-beheerder zijn de hoge vaste kosten, de beperkte breedte van kennis en de kwetsbaarheid bij uitval. Je bent afhankelijk van één persoon, terwijl IT een breed vakgebied is dat voortdurend verandert. Die combinatie maakt de eigen beheerder voor veel MKB-bedrijven een risicovolle keuze.
Beperkte specialisatie
IT omvat tientallen vakgebieden: beveiliging, netwerken, cloud, databases, softwareontwikkeling en meer. Eén beheerder kan onmogelijk in alles specialist zijn. Je krijgt dus een generalist die bij complexe problemen alsnog externe hulp nodig heeft. Dat betekent extra kosten boven op het vaste salaris.
Kwetsbaarheid bij afwezigheid
Bij ziekte, vakantie of vertrek valt de IT-ondersteuning weg. Vervanging vinden is tijdrovend en duur. Zeker bij onverwacht vertrek kan het weken duren voordat je een nieuwe beheerder hebt gevonden en ingewerkt. In die periode loop je verhoogde risico’s op het gebied van ICT-beveiliging en continuïteit.
Wanneer is uitbesteed IT-beheer beter dan een eigen beheerder?
Uitbesteed IT-beheer is beter dan een eigen beheerder als je bedrijf minder dan 50 medewerkers heeft, geen complexe maatwerksystemen draait en behoefte heeft aan brede expertise tegen voorspelbare kosten. Voor het MKB is uitbesteding in de meeste gevallen de slimmere en kosteneffectievere keuze.
Specifieke situaties waarbij uitbesteed beheer duidelijk de voorkeur verdient:
- Je wilt toegang tot meerdere specialisten zonder meerdere mensen in dienst te nemen
- Je IT-omgeving draait grotendeels op standaard cloudoplossingen zoals Microsoft 365
- Je wilt 24/7 monitoring zonder nachtdiensten te organiseren
- Je wilt vaste maandelijkse kosten in plaats van onvoorspelbare personeelskosten
- Je wilt je als ondernemer kunnen focussen op de groei van je bedrijf
Bij uitbesteed beheer heb je altijd toegang tot een team met uiteenlopende specialisaties. Of het nu gaat om cybersecurity, cloudmigratie of strategisch IT-advies: je hoeft niet te wachten op één persoon die toevallig die kennis heeft.
Hoe maak je de juiste keuze voor jouw bedrijf?
De juiste keuze tussen een eigen IT-beheerder en uitbesteed IT-beheer maak je door drie factoren eerlijk te beoordelen: de omvang van je organisatie, de complexiteit van je IT-omgeving en de mate waarin IT bedrijfskritisch is voor jouw dagelijkse processen.
Stel jezelf de volgende vragen:
- Hoeveel medewerkers heeft mijn bedrijf en hoeveel groeien we de komende jaren?
- Hoe complex is onze IT-infrastructuur? Draaien we op standaard cloudoplossingen of op maatwerksystemen?
- Hoe groot is de impact als onze IT een uur uitvalt?
- Hebben we behoefte aan brede expertise of aan één vaste contactpersoon?
- Wat zijn de totale kosten van een eigen beheerder vergeleken met een managed dienst?
Als je bij de meeste vragen richting complexiteit en hoge afhankelijkheid uitkomt, én je hebt meer dan 75 medewerkers, dan kan een eigen beheerder zinvol zijn. In alle andere gevallen loont het om de vergelijking te maken met een totale IT-ontzorging via een gespecialiseerde partner.
Hoe IT Aanspreekpunt helpt bij de keuze voor IT-beheer
Wij begrijpen dat de keuze tussen een eigen IT-beheerder inhuren of uitbesteden niet eenvoudig is. Bij IT Aanspreekpunt helpen we MKB-bedrijven in heel Nederland om die keuze goed te maken en vervolgens de IT-ondersteuning te regelen die écht past bij hun situatie.
Wat wij bieden als alternatief voor een eigen IT-beheerder:
- Een volledig IT-team met specialisten op het gebied van beveiliging, Microsoft 365, netwerken en meer
- Vaste, voorspelbare kosten zonder verrassingen door ziekte, vakantie of verloop
- Proactief beheer met monitoring en updates zodat problemen worden voorkomen in plaats van opgelost
- Persoonlijk contact met een vast aanspreekpunt dat jouw bedrijf en processen kent
- Schaalbare ondersteuning die meegroeit met jouw organisatie
Ben je benieuwd of uitbesteed IT-beheer voor jouw bedrijf de juiste keuze is? Neem vrijblijvend contact met ons op en we kijken samen wat het beste bij jouw situatie past.