Office365 scan naar e-mail instellen

Optie 1 – Oauth

Voor optie 1 dient er een extra account aangemaakt te worden voor jouw multifunctional. Bijvoorbeeld [email protected]. Dit brengt extra kosten met zich mee. Bovendien kunnen weinig printers op deze manier ingesteld worden vanwege het niet ondersteunen van het Oauth protocol. Het account van een bestaande gebruiker voor een printer gebruiken waar meerdere mensen op scannen is een beveiligingsrisico binnen jouw onderneming en moet daarom vermeden worden.

Verzenden via SMTP gaat helaas zonder te veel in de details te treden niet werken zonder veel aanpassingen te moeten doen in de beveiligingsinstellingen van Office365 printers kunnen helaas niet overweg met twee factor authenticatie.

Optie 2 – Direct Send

Direct send is de makkelijkste manier om via Office365 scan naar e-mail in te stellen. Het grootste nadeel hiervan is dat je vanaf de scanner alleen maar naar uw eigen mail adressen kunt versturen. Voor de meeste bedrijfsscenario’s is dit meer dan voldoende. Het mail adres hoeft niet aangemaakt te worden in jouw Microsoft365 omgeving. Voor een extern mail adres voor bijvoorbeeld uw boekhoud systeem zou je een intern mail adres kunnen gebruiken en doorsturen.

Optie 3 – Connector

Ingewikkeld om in te stellen. Wordt alleen gebruikt als optie 1 en 2 niet werkt. Dan kun je beter via jouw hostingprovider een extra verzend mail adres aanmaken en deze op de ouderwetse manier in te stellen met de bijbehorende smtp instellingen.

Om je tijd te besparen

Nu ga ik je vertellen aan welke eisen je moet voldoen en hoe je eventueel enkele zaken van te voren kunt testen zodat het instellen maar enkele minuten duurt i.p.v. uren met die printer bezig te zijn.

• Printer/Scanner moet het TLS 2.0 protocol ondersteunen. Check hiervoor de documentatie van jouw apparaat
• Poort 25 moet open staan. O.a. Ziggo blokkeert deze poort standaard
• IP adres mag niet op een blacklist staan
• Bedenk een mail adres die je voor jouw scanner wil gebruiken. Hoeft niet aangemaakt te worden binnen jouw Office365 omgeving
• Zorg ervoor dat je over het Office365 MX – record beschikt van jouw omgeving. Dit is te vinden in het Microsoft365 admin center

Indien je bovenstaande informatie hebt verzameld beginnen we met het testen van het netwerk. Hier hebben wij een handig Powershell script voor gemaakt die je eenvoudig kunt aanpassen naar jouw eigen omgeving.

Volg deze 3 stappen

Stap 1: Kopieer bovenstaand script en pas deze aan naar jouw eigen omgeving
Stap 2: Voer het aangepaste script uit in Powershell
Stap 3: Controleer jouw (ongewenste) e-mail. Later kunt u ervoor zorgen door het aanpassen van uw SPF record dat de mail niet meer in de spam komt.

Indien in Powershell geen foutmelding komt weet je dat jouw netwerk geschikt is om te versturen via Direct Send. Indien er wel een foutmelding komt wordt waarschijnlijk de poort geblokkeerd. Staat jouw IP op een blacklist dan krijgt je ook een foutmelding met daarin een link om jouw ip adres van de blacklist te halen.

Nadat jouw netwerk getest is kun je jouw printer instellen met de eerder verzamelde gegevens en zou je geen problemen moeten ondervinden.

• Vul bij SMTP server jouw MX record in
• Vul bij het poortnummer altijd poort 25 in
• SSL/TLS activeren
• Verzend adres
• Ontvangers via adresboek

Wel problemen? Dan kan jouw printer hoogstwaarschijnlijk geen TLS 2.0 aan. Mogelijk bestaat er nog een firmware update. Zo niet dan kan het zijn dat jouw apparaat te oud is.

Belangrijk: Zorg er tevens voor dat je het SPF record aanvult met jouw IP adres zodat mails niet meer in de spam komen bij jouw collega’s.

Hulp bij instellen van Office365 scan naar e-mail

Wil je Office365 scan naar e-mail instellen maar kom je er zelf niet uit en/of wil je dit liever door een professional laten uitvoeren? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je hierbij graag verder.