Een nieuwe medewerker begint maandag. Spannend! Maar heb je ook al nagedacht over de IT-kant? Niets is frustrerender dan op de eerste werkdag geen toegang hebben tot e-mail, bestanden of de juiste systemen. Met een goede voorbereiding zorg je ervoor dat je nieuwe collega meteen aan de slag kan. In deze gids doorloop je stap voor stap hoe je accounts aanmaakt voor nieuwe medewerkers, van de voorbereiding tot de uiteindelijke controle.
Wat je nodig hebt vóór de eerste werkdag
Goede IT-onboarding voor een nieuwe medewerker begint niet op de eerste werkdag, maar ruim daarvoor. Verzamel de benodigde informatie zodat je alles klaar hebt staan zodra je nieuwe collega binnenloopt.
- Volledige naam en gewenste gebruikersnaam of e-mailadres
- Functietitel en afdeling
- Startdatum
- Welke applicaties en systemen de medewerker nodig heeft
- Welke rechten en rollen bij de functie horen
- Een tijdelijk wachtwoord of een manier om dat veilig te communiceren
Heb je dit allemaal op een rij? Dan kun je het account aanmaken zonder halverwege te stoppen omdat je informatie mist. Hoe eerder je dit regelt, hoe soepeler de eerste dag verloopt.
Maak een gebruikersaccount aan in Microsoft 365
Het aanmaken van een Microsoft 365-account is de eerste concrete stap. Hier start je het hele proces en leg je de basis voor alle andere instellingen.
- Ga naar het Microsoft 365 Beheercentrum via admin.microsoft.com en log in met je beheerdersaccount.
- Klik op Gebruikers en vervolgens op Actieve gebruikers.
- Kies Gebruiker toevoegen en vul de gevraagde gegevens in: naam, gebruikersnaam en het e-mailadres dat bij jullie domein hoort.
- Stel een tijdelijk wachtwoord in en vink aan dat de gebruiker dit bij de eerste aanmelding moet wijzigen.
- Wijs een licentie toe, bijvoorbeeld Microsoft 365 Business Standard of een andere variant die bij de functie past.
- Klik op Toevoegen voltooien om het account aan te maken.
Na het aanmaken zie je het nieuwe account verschijnen in de lijst met actieve gebruikers. Controleer of de naam, het e-mailadres en de toegewezen licentie kloppen. Als dat allemaal goed staat, is de basis gelegd.
Wijs de juiste rollen en rechten toe
Met het account aangemaakt, is de volgende stap het instellen van de juiste rollen en rechten. Dit bepaalt wat de medewerker wel en niet kan doen binnen jullie omgeving. Geef niet standaard beheerdersrechten, maar werk volgens het principe van minimale toegang: iemand krijgt alleen toegang tot wat hij of zij echt nodig heeft.
- Open het profiel van de nieuwe gebruiker in het Beheercentrum.
- Klik op Rollen beheren om te bepalen of de gebruiker een standaardgebruiker of een specifieke beheerdersrol krijgt.
- Voeg de gebruiker toe aan de juiste beveiligingsgroepen of Microsoft 365-groepen die bij de afdeling horen.
- Controleer via Microsoft Intune of het apparaat van de medewerker ook de juiste beleidsregels en toegangsrechten meekrijgt.
Door rollen en groepen goed in te stellen, hoef je later niet handmatig allerlei losse rechten toe te wijzen. Iemand die lid is van de juiste groep krijgt automatisch toegang tot de bijbehorende bestanden, mailboxen en applicaties. Dat scheelt veel tijd en voorkomt fouten. Voor een gestructureerde aanpak van apparaatbeheer en rechten kan Microsoft Intune een waardevolle aanvulling zijn.
Stel e-mail, Teams en SharePoint in
Nu de rechten goed staan, zorg je ervoor dat de drie meest gebruikte tools direct werken: e-mail, Microsoft Teams en SharePoint. Dit zijn de plekken waar je nieuwe collega dagelijks mee werkt.
E-mail
Het e-mailadres is automatisch aangemaakt bij het gebruikersaccount. Controleer of de medewerker is toegevoegd aan relevante gedeelde mailboxen of distributielijsten die bij de functie horen. Denk aan een algemeen info-adres of een teammailbox.
Microsoft Teams
Voeg de nieuwe medewerker toe aan de juiste Teams-kanalen en -groepen. Ga naar het betreffende team, klik op de drie puntjes naast de teamnaam en kies Lid toevoegen. Kies ook welke kanalen zichtbaar zijn en welke niet. Zo voorkom je dat iemand verdwaalt in een wirwar van kanalen die niet relevant zijn.
SharePoint
Controleer of de medewerker toegang heeft tot de juiste SharePoint-sites en documentbibliotheken. Dit regel je via de groepslidmaatschappen die je eerder hebt ingesteld, of door de gebruiker handmatig toe te voegen aan een specifieke site. Via SharePoint Online kun je ook snel zien welke sites beschikbaar zijn en wie er toegang toe heeft.
Controleer of alles werkt vóór de start
De laatste stap is misschien wel de belangrijkste: testen. Doe dit altijd vóór de eerste werkdag, zodat je eventuele problemen nog kunt oplossen zonder dat je nieuwe collega erbij staat te wachten.
- Log in met het nieuwe account op een testapparaat of via een privévenster in de browser.
- Controleer of het inloggen met het tijdelijke wachtwoord lukt en of de wachtwoordwijziging werkt.
- Open Outlook en controleer of e-mail correct binnenkomt en of gedeelde mailboxen zichtbaar zijn.
- Open Teams en controleer of de juiste teams en kanalen zichtbaar zijn.
- Open SharePoint en controleer of de juiste sites en bestanden toegankelijk zijn.
- Test eventuele andere applicaties die de medewerker nodig heeft, zoals een CRM-systeem of boekhoudpakket.
Als alles werkt, ben je klaar. Stuur de inloggegevens op een veilige manier naar de nieuwe medewerker, bijvoorbeeld via een beveiligde tool of mondeling bij de start. Vermijd het versturen van wachtwoorden via gewone e-mail. Met een goede voorbereiding kan je nieuwe collega op dag één meteen productief zijn.
Hoe IT Aanspreekpunt helpt met IT-onboarding voor nieuwe medewerkers
Accounts aanmaken, rechten instellen, Teams configureren en alles testen kost tijd. Zeker als je meerdere nieuwe medewerkers tegelijk hebt of als je IT-omgeving complex is. Wij nemen dit proces volledig uit handen, zodat jij je kunt focussen op je bedrijf.
- Snelle accountinrichting: wij maken gebruikersaccounts aan in Microsoft 365 en stellen licenties, rollen en rechten correct in.
- Volledige configuratie: e-mail, Teams, SharePoint en andere applicaties staan klaar op de eerste werkdag.
- Veilige onboarding: we werken met het principe van minimale toegang en zorgen dat beveiliging op orde is.
- Onbeperkte ondersteuning: via onze ICT-helpdesk kunnen nieuwe medewerkers bij vragen direct terecht.
- Totale ontzorging: van voorbereiding tot nazorg, wij regelen het hele IT-onboardingproces voor jouw MKB-organisatie.
Wil je weten hoe IT Aanspreekpunt jouw onboarding eenvoudiger en betrouwbaarder maakt? Neem contact met ons op en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.