Hoe krijg ik overzicht van alle softwarelicenties?

Weet jij precies hoeveel softwarelicenties jouw bedrijf heeft? En wie welke licentie gebruikt? Voor veel organisaties is het antwoord eerlijk gezegd: nee. Licenties worden aangeschaft, medewerkers komen en gaan, en voor je het weet betaal je voor software die niemand meer gebruikt. Een goed licentieoverzicht maken is daarom geen luxe, maar een slimme bedrijfsstap. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je overzicht krijgt van alle softwarelicenties en hoe je dat overzicht daarna ook bijhoudt.

Of je nu tien of honderd medewerkers hebt, softwarelicenties beheren begint altijd met hetzelfde fundament: weten wat je hebt. De stappen hieronder helpen je om dat fundament te leggen, van inventarisatie tot een structureel beheerproces.

Breng alle software in kaart met een inventarisatie

Begin met een volledige inventarisatie van alle software die binnen jouw organisatie wordt gebruikt. Dit klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is software vaak verspreid over meerdere apparaten, afdelingen en zelfs privéaccounts van medewerkers. Een grondige inventarisatie geeft je de basis voor alles wat daarna komt.

1. Maak een lijst van alle apparaten binnen jouw organisatie, inclusief laptops, desktops en eventuele servers.
2. Inventariseer per apparaat welke software erop geïnstalleerd staat. Gebruik hiervoor de ingebouwde softwarelijst van het besturingssysteem of een beheertool zoals Microsoft Intune.
3. Vraag ook bij medewerkers na welke cloudapplicaties of abonnementen zij zelf gebruiken voor hun werk.
4. Noteer voor elke softwaretitel: de naam, de versie en het type licentie (eenmalig, abonnement of gratis).

Na deze stap heb je een ruwe lijst van alle software die binnen jouw bedrijf actief is. Controleer of er duplicaten zijn, zoals meerdere versies van hetzelfde programma, en markeer software waarvan je niet zeker weet of er een geldige licentie voor is. Dit zijn de plekken waar je extra aandacht aan moet besteden.

Verzamel licentiegegevens op één centrale plek

Met de inventarisatie op zak is de volgende stap het centraliseren van alle licentiegegevens. Verspreide informatie, zoals aankoopbewijzen in e-mails, productsleutels op papier en facturen in verschillende mappen, maakt beheer onnodig ingewikkeld. Door alles op één plek samen te brengen, creëer je een betrouwbaar licentieoverzicht.

1. Kies een centrale opslagplek. Dit kan een eenvoudig spreadsheet zijn, maar ook een gedeelde omgeving zoals SharePoint Online werkt uitstekend als centrale kennisbank.
2. Leg per licentie de volgende gegevens vast: softwarenaam, leverancier, aanschafdatum, verloopdatum, aantal licenties en de aankoopprijs of abonnementskosten.
3. Voeg de originele aankoopbewijzen of facturen toe als bijlage of link in hetzelfde overzicht.
4. Noteer ook de contactgegevens van de leverancier, zodat je bij vragen of verlenging snel de juiste persoon kunt bereiken.

Zorg ervoor dat dit overzicht toegankelijk is voor de juiste personen binnen jouw organisatie, maar niet voor iedereen. Licentiegegevens en aankoopinformatie zijn gevoelige bedrijfsgegevens. Verifieer na het invullen of alle informatie klopt door een steekproef te doen: pak drie willekeurige licenties en controleer of de gegevens overeenkomen met de originele documenten.

Koppel elke licentie aan een gebruiker of apparaat

Een overzicht van licenties zonder te weten wie ze gebruikt, is maar half werk. Door elke licentie te koppelen aan een specifieke gebruiker of een specifiek apparaat, weet je precies wie waarvoor verantwoordelijk is en kun je snel handelen bij wijzigingen.

1. Ga terug naar jouw centrale licentieoverzicht en voeg een kolom toe voor de toegewezen gebruiker of het apparaat.
2. Koppel gebruikersgebonden software, zoals e-mailclients of productiviteitstools, aan de betreffende medewerker op naam.
3. Koppel apparaatgebonden software, zoals besturingssystemen of hardwarespecifieke programma’s, aan het apparaat via het serienummer of de apparaatnaam.
4. Noteer ook de afdeling of het team van de gebruiker. Dit helpt later bij het analyseren van licentiegebruik per team.

Na deze stap zie je direct of er licenties zijn die niet aan iemand of iets zijn gekoppeld. Dit zijn potentiële verspillingen. Een licentie zonder eigenaar wordt zelden actief gebruikt en is een goede kandidaat voor opzegging of herverdeling. Bij Microsoft 365-abonnementen kun je dit eenvoudig controleren via het beheercentrum van Microsoft.

Controleer gebruik en signaleer overtollige licenties

Nu je weet wat je hebt en wie wat gebruikt, is het tijd om het daadwerkelijke gebruik te analyseren. Licenties inventariseren is stap één, maar actief controleren of ze ook worden gebruikt, levert direct financieel voordeel op. Dit is de kern van wat ook wel software asset management wordt genoemd.

1. Controleer voor abonnementsgebaseerde software wanneer de licentie voor het laatst actief is gebruikt. Veel platforms, zoals Microsoft 365, bieden gebruiksrapporten aan in hun beheeromgeving.
2. Stel een drempelwaarde in: een licentie die langer dan dertig of zestig dagen niet is gebruikt, is een signaal dat je actie moet ondernemen.
3. Maak een lijst van alle inactieve of nauwelijks gebruikte licenties en bespreek deze met de betrokken medewerkers of leidinggevenden.
4. Besluit per licentie: opzeggen, overdragen aan een andere gebruiker of tijdelijk parkeren als er een concrete reden is voor het niet-gebruik.

Wees hierbij ook alert op medewerkers die inmiddels uit dienst zijn, maar waarvan de licenties nog actief staan. Dit is een veelvoorkomende valkuil bij MKB softwarelicenties en leidt niet alleen tot onnodige kosten, maar ook tot beveiligingsrisico’s. Een inactief account met actieve licenties is een open deur voor ongewenste toegang. Bekijk voor meer informatie over dit onderwerp ook de mogelijkheden rondom ICT-beveiliging voor het MKB.

Stel een beheerproces in voor toekomstige wijzigingen

Een eenmalige inventarisatie is waardevol, maar zonder een structureel beheerproces verlies je het overzicht opnieuw zodra er iemand in dienst komt, iemand vertrekt of er nieuwe software wordt aangeschaft. De laatste stap is daarom het inrichten van een proces dat jouw licentieoverzicht actueel houdt.

1. Wijs een verantwoordelijke aan voor het licentiebeheer. Dit kan een IT-beheerder zijn, maar ook een officemanager of directiesecretaresse met de juiste rechten.
2. Stel vaste momenten in voor een licentiecheck, bijvoorbeeld elk kwartaal. Zet dit als terugkerende afspraak in de agenda.
3. Maak een onboardingprocedure waarbij nieuwe medewerkers direct de juiste licenties krijgen toegewezen en dit wordt vastgelegd in het overzicht.
4. Maak ook een offboardingprocedure waarbij bij vertrek van een medewerker direct alle gekoppelde licenties worden ingetrokken of herverdeeld.
5. Stel verloopdatumherinneringen in voor licenties die jaarlijks verlengd moeten worden, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan.

Met dit beheerproces op zijn plek heb je niet alleen een actueel licentieoverzicht, maar ook een fundament voor verantwoord en kostenefficiënt softwarelicenties beheren. Je voorkomt onverwachte kosten, beveiligingsrisico’s en onnodige verwarring bij audits of vragen van leveranciers. Controleer na het eerste kwartaal of het proces werkt: zijn alle wijzigingen bijgehouden? Zo niet, pas dan de procedure aan totdat het soepel loopt.

Hoe IT Aanspreekpunt helpt met licentiebeheer

Een licentieoverzicht opzetten kost tijd en aandacht, zeker als je dat naast je dagelijkse werk moet doen. Wij helpen MKB-organisaties om dit snel en overzichtelijk te regelen, zonder dat jij er zelf uren in hoeft te steken. Dit is wat we voor je kunnen doen:

• Volledige inventarisatie van alle software en licenties binnen jouw organisatie, inclusief cloudabonnementen en apparaatgebonden software.
• Centraal licentiebeheer via bewezen tools, zodat alles op één plek staat en altijd actueel is.
• Actieve monitoring van inactieve licenties en accounts van vertrokken medewerkers, zodat je nooit onnodig betaalt.
• Structureel beheerproces dat aansluit bij jouw onboarding en offboarding, zodat het overzicht automatisch bijgehouden wordt.
• Advies op maat over welke licenties je echt nodig hebt en waar je kunt besparen of optimaliseren.

Wil je weten hoe IT Aanspreekpunt jouw organisatie kan helpen met een helder licentieoverzicht en zorgeloos totaal ICT-beheer? Neem vrijblijvend contact met ons op en we kijken samen wat er nodig is.