Ruben TalmanRuben Talman

Zo stel je een centraal sjabloon in

26 april 12:18
0 min.

Herken je dit? Je staat voor de taak om een document te maken voor een nieuw project. Het sjabloon moet er precies hetzelfde uitzien als het vorige document, dus je begint te zoeken, maakt het vorige document leeg en past het vervolgens aan. Dan blijkt ook nog automatisch opslaan aan te hebben gestaan.. shit!

Mensen.. dit kan veel efficiënter met de centraal beheerde sjablonen in SharePoint binnen Microsoft. Wil je weten hoe je dit moet doen? Volg dan de 10 stappen in dit artikel.

Op deze pagina
Op deze pagina

Centraal Sjabloon Instellen

SharePoint biedt een krachtige oplossing voor dit probleem. Het is een platform dat wordt gebruikt voor interne communicatie en samenwerking binnen teams. Een van de handige functies van SharePoint is de mogelijkheid om een ”organization asset library” op te zetten. Dit is een centrale locatie waar alle sjablonen van je bedrijf worden bewaard en beheerd. Het bespaart aanzienlijk veel tijd wanneer je een nieuw document wilt maken. Nooit meer sjablonen zoeken en aanpassen; je kunt direct aan de slag met de centraal beheerde sjablonen.

Ook je samenwerking ijzersterk maken?
Ontdek onze Totale Ontzorging

Voordelen van centraal sjabloon instellen

  • Tijdsbesparing: Door gebruik te maken van centraal beheerde sjablonen hoef je niet meer te zoeken naar oude documenten en ze aan te passen. Je hebt direct toegang tot de juiste sjablonen vanuit je vertrouwde Microsoft365 applicaties.
  • Foutenminimalisatie: Het gebruik van gestandaardiseerde sjablonen vermindert de kans op fouten, zoals het verzenden van documenten met verouderde informatie of in de verkeerde huisstijl.
  • Uniforme Huisstijl: Doordat iedereen binnen het bedrijf dezelfde sjablonen gebruikt, blijft de huisstijl consistent en professioneel.
Centraal Sjabloon Instellen
Centraal Sjabloon Instellen

Hoe stel ik centraal mijn sjablonen in?

Het opzetten van een centraal sjabloon (organization asset library) in SharePoint is eenvoudig en vereist geen technische kennis. Volg gewoon deze stappen:

Stap 1:

Stap 2:

  • Klik op ”+ Nieuw” en kies voor Document Bibliotheek.

Stap 3:

  • Klik op “Lege bibliotheek” en noem deze “Templates”. Klik vervolgens op “Maken” om de centrale plek voor je bedrijf sjablonen te maken. 

Rechten goed zetten op de template bibliotheek
Na het aanmaken is het verstandig om rechten te zetten op deze bibliotheek. Zo zou je willen dat iedereen lees rechten heeft op alle templates. Maar dat bijvoorbeeld een handjevol mensen maar templates mogen aanpassen. Rechten geven kan op tig manieren. De makkelijkste manier is als je al in de template bibliotheek zit.

Stap 4:

  • Rechten geven of intrekken op deze bibliotheek kun je doen doen door te klikken op het tandwieltje rechtsboven in de hoek. Klik vervolgens op “Bibliotheek instellingen” en vervolgens op “Meer bibliotheek instellingen”.

Stap 5:

  • Klik op “Machtigingen voor dit documentbibliotheek item”.

Stap 6:

  • Klik op “Overname van machtigingen stoppen”. En klik op Ok om te bevestigen. Vervolgens zie je 3 groepen staan. Bezoekers, Eigenaar en Leden.

Stap 7:

  • Verwijder alles en iedereen die in de leden groep staat. Voeg hier alleen de personen in die templates mogen uploaden, bewerken en verwijderen.

Stap 8:

  • Navigeer vervolgens terug naar de Bezoekers groep. Verwijder alles en iedereen die in de bezoekersgroep staat. Voeg vervolgens de groep “iedereen behalve externe gebruikers toe”.
  • Nadat je dit hebt gedaan kan je hele bedrijf de templates lezen en straks ook gebruiken. En alleen de personen die je onder de leden groep hebt geplaatst kunnen deze templates bewerken. 

Template bibliotheek publiceren
Nu je de bibliotheek het aangemaakt. Dien je nog een instelling te doen waarmee je aangeeft dat dit de locatie is waar Word/Excel/PowerPoint de templates vandaan moet halen. Dit kan helaas alleen maar met PowerShell. Hieronder in stappen hoe je verbinding maakt met SharePoint via Powershell gevolgd door het commando om de bibliotheek te promoveren tot centrale sjabloon opslag. 

Stap 9:

  • Op je Windows pc. Klik onderin de balk op “Zoeken” en typ daarin “PowerShell”. Rechtermuisklik op de PowerShell app en kies voor “openen als administrator”.

Gebruik nu deze commando’s in volgorde: 

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell 
Update-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell 
Connect-SPOService -Url https://Bedrijfsnaam-admin.sharepoint.com      (en Login) 
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl PLAK HIER DE URL UIT STAP 3 -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary                                    (en bevestig alle Vragen) 
 


‼️Vergeet niet de -admin in de URL.
 

Template bibliotheek vullen
Nadat je alle stappen succesvol hebt uitgevoerd kun je de template bibliotheek gaan vullen met templates. Let op. Je dient je Word/Excel/PowerPoint bestanden op te slaan als Sjabloon (opslaan als -> Sjabloon).

Stap 10:

  • Vul de bibliotheek met je bedrijfssjablonen in huisstijl

Nadat je alle stappen hebt gevolgd zijn alle templates beschikbaar vanuit Word/Excel/PowerPoint. 

Bron 1: Get started with the SharePoint Online Management Shell | Microsoft Learn
Bron 2: Create an organization assets library – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
Bron 3: Create a template – Microsoft Support 

Hulp nodig bij het instellen?

Je hebt nu het artikel: ”Centraal Sjabloon Instellen’‘ gelezen en hopelijk ook de stappen kunnen volgen. Lukt het je niet en heb je hulp nodig? Neem gerust contact met ons op via het contactformulier.

Ps: Ben je al klant van IT aanspreekpunt, maar zijn jouw sjablonen nog niet ingesteld? Neem dan contact met ons op, dan regelen wij dit voor jou.

 

Contact

Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe wij jouw IT zorgen wegnemen.

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier
js-lead-alles

Bel mij terug

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Hoe kunnen we je helpen?

Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe wij jouw IT zorgen wegnemen.

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier
js-lead-alles

0532032153Mail ons