Ruben TalmanRuben Talman

Automatisch Antwoord Instellen: Dé Gids voor Nieuwe Outlook (en Klassiek)

27 mei 14:55
0 min.

Ga je binnenkort op vakantie, ben je een dagje vrij of wil je gewoon even ongestoord werken? Een automatisch antwoord (ook wel afwezigheidsbericht of out-of-office genoemd) in Outlook is dan essentieel. Het informeert collega’s, klanten en andere contacten direct dat je tijdelijk niet bereikbaar bent en wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Met de komst van de nieuwe Outlook zijn de stappen om dit in te stellen iets veranderd. Geen zorgen, in deze geüpdatete gids leggen we je haarfijn uit hoe je een automatisch antwoord instelt in de nieuwe Outlook én hoe het werkt in de klassieke Outlook. Zo ben je altijd professioneel, ook als je er even niet bent!

Bekijk instructievideo

Delen — Twitter Facebook LinkedIn WhatsApp Kopieer link
Op deze pagina
Op deze pagina

Waarom een Out of Office (Afwezigheidsbericht) instellen?

  • Professionaliteit: Het toont dat je georganiseerd bent en communiceert proactief.
  • Verwachtingsmanagement: Afzenders weten direct dat ze niet meteen een antwoord hoeven te verwachten.
  • Rust: Je kunt met een gerust hart offline gaan, wetende dat men geïnformeerd is.
  • Continuïteit: Je kunt verwijzen naar een collega voor dringende zaken.

Afwezigheidsbericht instellen voor de Nieuwe Outlook & Webversie

Microsoft heeft de interface van Outlook vernieuwd. Het instellen van je afwezigheidsbericht in de nieuwe Outlook is eenvoudig als je de stappen kent:

  1. Open de nieuwe Outlook applicatie.
  2. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon (⚙️ Instellingen).
  3. In het geopende menu kies je voor Accounts.
  4. Selecteer vervolgens Automatische antwoorden.
  5. Activeer de schakelaar om Automatische antwoorden in te schakelen.Optioneel, maar aanbevolen: Vink “Antwoorden alleen verzenden tijdens een bepaalde periode” aan. Stel hier de begin- en einddatum en -tijd in voor je afwezigheid.
    💡Slimme tip : De nieuwe Outlook biedt de handige optie “Deze periode blokkeren in mijn agenda”. Vink dit aan om je afwezigheid direct zichtbaar te maken voor collega’s.
  6. Stel je bericht op in het tekstvak onder “Automatische antwoorden binnen uw organisatie verzenden”.
    🚨Belangrijk voor externe contacten: Vink de optie “Antwoorden verzenden buiten uw organisatie” aan. Je kunt hier hetzelfde bericht gebruiken of een aangepaste versie voor externe contacten (bijvoorbeeld zonder interne contactgegevens van collega’s).
  7. Klik op Opslaan om je instellingen te bevestigen.

Videogids: Je Out of Office instellen

Wil je liever zien hoe het werkt? Onze nieuwe video van circa 1.5 minuut laat je stap-voor-stap zien hoe je je automatisch antwoord in de nieuwe Outlook configureert:

Nieuwe Outlook - Afwezigheidsassistent instellen

Out of Office instellen in de Klassieke Outlook App

Gebruik je nog de vertrouwde klassieke versie van Outlook? Ook daar is het instellen van een automatisch antwoord zo gepiept:

  1. Open Outlook.
  2. Klik linksboven op Bestand.
  3. In het menu dat verschijnt (onder Info), klik je op de knop Automatische antwoorden (Afwezigheid).
  4. Een nieuw venster “Automatische antwoorden” opent. Selecteer hier “Automatische antwoorden verzenden”.Optioneel: Vink “Alleen tijdens dit datumbereik verzenden” aan en stel de begin- en einddatum/-tijd in.
  5. Stel je bericht op voor “Binnen mijn organisatie” en eventueel een apart bericht voor “Buiten mijn organisatie”.
  6. Klik op OK.

 

Videogids: Je Afwezigheidsbericht instellen

Gebruik je nog de klassieke Outlook? Ook daarvoor hebben we een handige stap-voor-stap video gemaakt. In deze tutorial zie je precies hoe je een automatisch antwoord instelt in de klassieke Outlook versie.

Afwezigheidsassistent Instellen Klassieke Outlook

Bonustips & Templates voor een Professionele Out of Office

💡Wees Duidelijk: Vermeld de begin- en einddatum van je afwezigheid.
💡Verwijs Door: Geef aan wie men kan contacteren voor dringende zaken (naam, e-mail, telefoonnummer van een collega).
💡Kort en Bondig: Niemand zit te wachten op een heel verhaal.
💡Testen: Stuur een testmail naar jezelf vanaf een ander e-mailadres om te controleren of het goed werkt. Outlook stuurt het automatische antwoord maar één keer per afzender.

 

Voorbeelden Out-of-Office berichten

“Goed nieuws: Ik ben met vakantie! Slecht nieuws: Ik check nog steeds obsessief mijn e-mail. Doe ons allebei een plezier en stuur alleen echt dringende berichten. Definitie van ‘dringend’: het gebouw staat in brand.”

Volledige IT Ontzorging Nedko Kozijn (techniek)
Humoristisch

“Bedankt voor uw e-mail. Ik ben afwezig van [startdatum] tot en met [einddatum] en heb geen toegang tot e-mail. Ik zal uw bericht beantwoorden zodra ik terug ben op kantoor. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres] of [telefoonnummer].”

Volledige IT Ontzorging Nedko Kozijn (techniek)
Zakelijk

“Wegens [reden] ben ik voor langere tijd afwezig van [startdatum] tot [verwachte einddatum]. Mijn werkzaamheden worden tijdelijk overgenomen door [naam] ([e-mail]). Voor vragen kunt u ook contact opnemen met [naam] ([e-mail]).”

Volledige IT Ontzorging Nedko Kozijn (techniek)
Verlof/ziekte

Belangrijk: Waarom wordt mijn Out of Office maar één keer verstuurd?

Als je de afwezigheidsassistent instelt, kun je erop vertrouwen dat het werkt. Om het te testen, stuur je een e-mail vanaf je eigen privéadres. Na ontvangst zal je de afwezigheid e-mail niet opnieuw ontvangen, omdat dit slechts eenmalig gebeurt. Het is niet nodig om eindeloos te blijven testen of het ook de tweede of derde keer werkt, omdat de afwezigheidsassistent per ontvanger slechts eenmaal geactiveerd wordt. Hierdoor zal de ontvanger niet meerdere keren dezelfde e-mail van jou ontvangen.

Laat IT Aanspreekpunt je Microsoft 365 Omgeving Optimaliseren

Het correct instellen van je Outlook instellingen voor afwezigheid is een kleine moeite met grote impact. Loop je toch ergens tegenaan, of wil je zeker weten dat alles optimaal is ingesteld in de nieuwe Outlook? Bij IT aanspreekpunt staan we voor je klaar.

De overstap naar de nieuwe Outlook, of andere Microsoft 365-functionaliteiten optimaal benutten? Ons team van experts helpt je graag met een soepele transitie en het inrichten van jouw ideale digitale werkplek. We bieden niet alleen IT aanspreekpunt Outlook hulp, maar volledige IT-ontzorging. Van back-ups en beveiliging tot proactief beheer en strategisch IT-advies.

Ruben Talman

Ik help je
graag verder

Neem contact op

053-20 32 153

Artikelen

  • Cyber security
  • Microsoft 365
Professionele handen passen Microsoft 365 beveiligingsinstellingen aan op laptop met fysieke sleutel op bureau

Welke beveiligingsinstellingen in Microsoft 365 moet je direct aanpassen?

  • Cyber security
  • Microsoft 365
Laptop met Microsoft 365 interface op mahonie bureau met hangslot, beveiligingskaart en documenten in kantooromgeving

Hoe beveilig je Microsoft 365 voor jouw bedrijf?

  • Microsoft 365
Laptop met kleurrijk dashboard-interface op scherm, omringd door smartphones en tablets op wit bureau

Wat is Microsoft Intune en wat kun je ermee?

  • Cyber security
  • Microsoft 365
Metalen schild symbool op bureau met Microsoft 365 licentiekaarten, laptop met beveiligingsdashboard en handen

Welke Microsoft 365-licentie biedt de beste beveiliging voor MKB?

  • ISO
  • Microsoft 365
Laptop met Microsoft 365 interface op ISO 27001 compliancemap, handen typen op toetsenbord in kantooromgeving

Dekt Microsoft 365 al een groot deel van de ISO 27001-eisen af?

  • Microsoft 365
Waarom jouw scanner/software ineens geen e-mails meer verstuurt (en hoe je dit oplost)

Waarom jouw scanner/software ineens geen e-mails meer verstuurt (en hoe je dit oplost)

Veelgestelde vragen

Ook op zoek naar totale ontzorging?
Kies voor ons totaalpakket

Meer over Totale Ontzorging

© IT Aanspreekpunt

Bel mij terug

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Hoe kunnen we je helpen?

Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe wij jouw IT zorgen wegnemen.

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

0532032153Mail ons