Hoe regel je een laptop voor een nieuwe medewerker?

Een nieuwe medewerker begint volgende week. Gefeliciteerd! Maar dan komt de vraag: hoe zorg je dat die persoon op dag één gewoon aan het werk kan? Een goed ingerichte laptop is daarvoor de basis. Zonder de juiste voorbereiding verlies je kostbare tijd aan installaties, wachtwoorden en toegangsrechten die niet kloppen.

In deze handleiding doorloop je stap voor stap hoe je een laptop instelt voor een nieuwe medewerker, van de eerste keuzes tot de laatste controle vóór de eerste werkdag. Of je nu één laptop inricht of tien, dit overzicht helpt je niets te vergeten.

Dit heb je nodig voordat je begint

Voordat je de laptop uitpakt, is het slim om alle benodigde informatie bij de hand te hebben. Een goede voorbereiding voorkomt dat je halverwege het installatieproces moet stoppen omdat je een licentie of wachtwoord mist.

• De naam, functie en afdeling van de nieuwe medewerker
• Het e-mailadres dat je voor hem of haar aanmaakt
• Toegang tot de beheerdersomgeving van Microsoft 365 of een ander gebruikersbeheersysteem
• Beschikbare licenties voor de benodigde software
• Informatie over welke bestanden, mappen of systemen de medewerker nodig heeft
• Eventuele beveiligingseisen vanuit je organisatie, zoals een VPN of multifactorauthenticatie

Zorg ook dat je weet welke rol de medewerker krijgt. Een grafisch ontwerper heeft andere software nodig dan een administratief medewerker. Hoe duidelijker je dit van tevoren hebt, hoe soepeler de rest verloopt.

Kies en bestel de juiste laptop voor de functie

Niet elke laptop is geschikt voor elke functie. Een medewerker die de hele dag in spreadsheets werkt, heeft andere eisen dan iemand die video’s bewerkt of veel onderweg is. Kies bewust op basis van de werkzaamheden.

• Kantoorwerk en communicatie: een middenklasselaptop met minimaal 8 GB RAM en een SSD van 256 GB is in de meeste gevallen voldoende
• Grafisch of technisch werk: kies voor minimaal 16 GB RAM, een krachtige processor en eventueel een dedicated videokaart
• Veel onderweg: let op gewicht, batterijduur en een robuuste behuizing

Bestel de laptop ruim op tijd, minimaal een week voor de startdatum. Zo heb je genoeg tijd om alles in te richten zonder haast. Kies bij voorkeur voor een laptop met Windows 11 Pro, zodat je toegang hebt tot zakelijke beheerfuncties zoals versleuteling en apparaatbeheer via Microsoft Intune.

Stel Windows en de bedrijfsomgeving in

Met de laptop in handen is het tijd om Windows in te stellen en de machine aan je bedrijfsomgeving te koppelen. Dit is een van de belangrijkste stappen bij het inrichten van een laptop voor een nieuwe medewerker.

1. Start de laptop op en doorloop de eerste installatie van Windows. Kies voor een zakelijke installatie en vermijd het aanmaken van een persoonlijk Microsoft-account.
2. Koppel de laptop aan het domein of voeg het apparaat toe aan Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD) voor centraal toegangsbeheer.
3. Stel de juiste taal, tijdzone en toetsenbordindeling in.
4. Voer Windows-updates uit totdat het systeem volledig bijgewerkt is. Dit kan even duren, maar is essentieel voor de veiligheid.
5. Stel een sterk wachtwoord in voor het lokale beheerdersaccount en bewaar dit veilig.

Na deze stap hoort de laptop gekoppeld te zijn aan je bedrijfsomgeving. Controleer dit door in te loggen met het bedrijfsaccount van de nieuwe medewerker en te kijken of de verbinding met het netwerk of de cloudomgeving werkt.

Installeer Microsoft 365 en bedrijfssoftware

Nu de basisomgeving staat, is het tijd om de software te installeren die de medewerker dagelijks nodig heeft. Microsoft 365 is voor de meeste organisaties het startpunt.

1. Log in op het Microsoft 365-beheerportaal en wijs een licentie toe aan het nieuwe gebruikersaccount.
2. Download en installeer Microsoft 365 via het account van de medewerker, of gebruik een centrale implementatiemethode via Intune of een ander beheersysteem.
3. Stel Outlook in met het zakelijke e-mailadres en controleer of de agenda en contacten correct worden gesynchroniseerd.
4. Voeg de medewerker toe aan de juiste Teams-kanalen en SharePoint-omgevingen, zodat hij of zij direct toegang heeft tot de relevante informatie.
5. Installeer eventuele aanvullende bedrijfssoftware, zoals een CRM-systeem, boekhoudprogramma of branchespecifieke tools.

Controleer na de installatie of de medewerker daadwerkelijk kan inloggen op alle applicaties. Test dit door zelf even in te loggen met het nieuwe account. Zo ontdek je eventuele problemen met licenties of rechten voordat de medewerker zelf aan de slag gaat. Meer weten over de mogelijkheden van Microsoft 365 voor je bedrijf? Dat lees je op onze dienstenpagina.

Beveilig de laptop voor dagelijks gebruik

Een goed beveiligde laptop beschermt zowel de medewerker als je organisatie. Sla deze stap niet over, ook niet als je denkt dat het later wel kan. ICT-beveiliging voor het MKB begint bij de apparaten die medewerkers dagelijks gebruiken.

1. Schakel BitLocker in voor schijfversleuteling. Zo zijn de gegevens op de laptop onleesbaar als het apparaat verloren of gestolen raakt.
2. Activeer multifactorauthenticatie (MFA) voor het Microsoft 365-account van de medewerker. Dit is een van de eenvoudigste en effectiefste beveiligingsmaatregelen.
3. Installeer en activeer antivirussoftware. Windows Defender is een goede basisoptie die standaard in Windows zit.
4. Stel een automatische vergrendeling in na een korte periode van inactiviteit, bijvoorbeeld vijf minuten.
5. Zorg dat de medewerker weet hoe hij of zij veilig omgaat met wachtwoorden, phishingmails en verdachte links.

Na deze stap is de laptop klaar voor veilig dagelijks gebruik. Controleer in het Microsoft 365-beheerportaal of MFA actief is voor het nieuwe account. Een groen vinkje daar geeft je de bevestiging dat de basisbeveiliging op orde is.

Controleer alles vóór de eerste werkdag

Met alles ingesteld is het verleidelijk om de laptop in te pakken en klaar te zijn. Maar een korte eindcontrole voorkomt verrassingen op de eerste werkdag van je nieuwe collega. Loop de volgende punten na:

• Kan de medewerker inloggen met zijn of haar eigen account?
• Werkt e-mail en agenda in Outlook correct?
• Heeft de medewerker toegang tot de juiste Teams-kanalen en SharePoint-mappen?
• Zijn alle benodigde applicaties geïnstalleerd en werkend?
• Is de printer of andere randapparatuur gekoppeld indien nodig?
• Is de laptop volledig bijgewerkt en is de beveiliging actief?

Doe deze controle bij voorkeur een dag voor de startdatum. Zo heb je nog tijd om problemen op te lossen zonder dat de nieuwe medewerker er last van heeft. Een goede ICT-helpdesk kan je hierbij ondersteunen als je ergens niet uitkomt.

Hoe IT Aanspreekpunt helpt bij het onboarden van nieuwe medewerkers

Een laptop instellen voor een nieuwe medewerker kost tijd en vraagt om de juiste kennis. Bij IT Aanspreekpunt nemen wij dit proces volledig uit handen. Van het kiezen van de juiste apparatuur tot het inrichten van Microsoft 365 en het activeren van beveiliging, wij zorgen dat alles klaarstaat op dag één.

• Wij richten laptops in op basis van de functie en behoeften van de medewerker
• Wij koppelen apparaten aan jouw bedrijfsomgeving via Microsoft Intune
• Wij zorgen voor de juiste Microsoft 365-licenties en toegangsrechten
• Wij activeren beveiliging zoals MFA, BitLocker en antivirusbeleid
• Wij zijn bereikbaar als er na de eerste werkdag nog vragen zijn

Wil je weten hoe wij jouw IT-onboarding eenvoudiger maken? Neem contact met ons op en we kijken samen naar wat jouw organisatie nodig heeft.