Wat zijn de voordelen van een Intranet?

7 belangrijke voordelen van een intranet

1. Tijdsbesparing door betere informatievoorziening

Wist je dat medewerkers gemiddeld 2,5 uur per dag kwijt zijn aan het zoeken naar informatie? Met een goed ingericht intranet kunnen je medewerkers alle informatie direct vinden.

Concrete besparing: Als je medewerkers dagelijks 30 minuten minder zoeken, bespaar je bij 20 medewerkers en een gemiddeld uurloon van €35:

• €350 per dag
• €77.000 per jaar

Een simpele zoekactie in plaats van rondbellen of e-mailen naar collega’s: dat scheelt enorm in productiviteit!

2. Betere samenwerking tussen teams

Ken je dat gevoel van frustratie wanneer afdelingen langs elkaar heen werken? Een intranet doorbreekt deze barrières door een centrale plek te bieden waar teams:

• Realtime kunnen samenwerken aan documenten
• Elkaars werk kunnen zien en daarop kunnen voortbouwen
• Kennis kunnen delen over afdelingsgrenzen heen
• Projecten gestructureerd kunnen bijhouden

Een van onze klanten vertelde: “Sinds we ons SharePoint-intranet gebruiken, merken we dat marketing en verkoop veel beter op elkaar zijn afgestemd. Ze werken nu met dezelfde informatie en dat zie je terug in de resultaten.”

3. Effectievere interne communicatie

Belangrijk nieuws dat verzandt in overvolle mailboxen? Dat is verleden tijd met een intranet. Nieuws en updates bereiken direct de juiste mensen en blijven beschikbaar om later terug te lezen.

Praktijkvoorbeeld: Een bedrijf met 50 medewerkers verminderde het aantal interne e-mails met 28% in de eerste drie maanden na implementatie van hun intranet. Dit betekende minder afleiding en meer focus op het echte werk.

4. Automatisering van bedrijfsprocessen

Een modern intranet zoals SharePoint biedt mogelijkheden om routinematige processen te automatiseren:

• Goedkeuringsworkflows voor documenten
• Digitale formulieren voor interne aanvragen
• Automatische notificaties bij wijzigingen
• Gestroomlijnde onboarding van nieuwe medewerkers

Praktische rekensom: Neem bijvoorbeeld het onboarden van nieuwe medewerkers. Voor een gemiddeld bedrijf kost dit proces zonder automatisering zo’n 8 uur per nieuwe medewerker, verdeeld over HR, IT en de afdeling waar de medewerker start. Met een geautomatiseerde onboarding workflow in SharePoint kan dit proces worden teruggebracht tot 3 uur doordat:

• Formulieren automatisch worden ingevuld en doorgestuurd
• IT-accounts en -toegang automatisch worden aangemaakt
• Taken automatisch worden toegewezen aan de juiste personen
• Informatie direct beschikbaar is voor de nieuwe medewerker

Bij een gemiddeld bedrijf met 10 nieuwe medewerkers per jaar en een gemiddeld uurtarief van €35 bespaar je zo: 10 medewerkers × 5 uur × €35 = €1.750 per jaar. En dat is alleen het onboardingsproces! Tel daarbij nog de automatisering van offboarding, klantintake, verlofaanvragen en andere formulier gedreven processen op, en de besparing kan oplopen tot wel €8.000-€10.000 per jaar.

SharePoint-oplossing en Microsoft apps:

• • Microsoft Forms: Maak eenvoudig digitale aanvraagformulieren die direct in je intranet worden geïntegreerd
  • Microsoft Lists: Beheer taken, projecten en processen in overzichtelijke lijsten met automatische meldingen
  • Microsoft Planner: Plan en volg projecttaken visueel en deel de voortgang via je intranet
  • Power Automate: Creëer workflows voor documentgoedkeuring, verlofaanvragen of onboarding zonder programmeerkennis

5. Centrale kennis blijft behouden

Als een ervaren medewerker vertrekt, verdwijnt meestal een schat aan kennis. Met een intranet blijft deze kennis binnen je organisatie:

• Procedures en werkwijzen zijn gedocumenteerd
• Eerdere projecten en oplossingen zijn vindbaar
• Bedrijfsspecifieke kennis blijft toegankelijk

Dit verkort de inwerktijd van nieuwe medewerkers aanzienlijk en voorkomt dat het wiel steeds opnieuw moet worden uitgevonden.

6. Verhoogde betrokkenheid en verbeterde cultuur

Een intranet is meer dan een informatiebron; het is ook een digitale ontmoetingsplaats:

• Successen worden gevierd en gedeeld
• Medewerkers blijven op de hoogte van bedrijfsontwikkelingen
• Teams voelen zich verbonden, ook bij thuiswerken
• Nieuwe ideeën krijgen een platform

Onderzoek toont aan dat medewerkers die zich betrokken voelen bij het bedrijf tot 22% productiever zijn. Een intranet speelt een sleutelrol in het creëren van deze betrokkenheid.

7. Verbeterde beveiliging van informatie

Met een intranet houd je controle over je bedrijfsinformatie:

• Vertrouwelijke documenten zijn beter beschermd
• Je bepaalt wie toegang heeft tot welke informatie
• Er is minder risico op datalekken via e-mail
• Documenten worden centraal beheerd met versiebeheer

In een tijd waarin databescherming steeds belangrijker wordt, biedt een intranet de structuur om compliant te blijven met wetgeving zoals de AVG.

SharePoint: de complete intranetoplossing die al in je Microsoft 365 abonnement zit

Een groot voordeel van SharePoint is dat het al is inbegrepen in je Microsoft 365 abonnement. Je betaalt dus geen extra licentiekosten! SharePoint heeft zich ontwikkeld tot een van de meest veelzijdige intranetoplossingen voor het MKB en biedt:

• Naadloze integratie met Microsoft 365 (Word, Excel, Teams etc.)
• Uitstekende zoekfunctionaliteit
• Flexibele inrichting die meegroeit met je bedrijf
• Mobiele toegang voor medewerkers onderweg
• Robuuste beveiligingsopties

Dit betekent dat je direct aan de slag kunt met het bouwen van je intranet zonder extra investeringen in softwarelicenties. Als Microsoft-partner helpen wij dagelijks ondernemers bij het implementeren van SharePoint als intranet. Op onze SharePoint diensten pagina lees je meer over hoe wij dit aanpakken.

Is jouw bedrijf toe aan een intranet?

Er zijn duidelijke signalen dat je organisatie baat zou hebben bij een intranet:

1. Medewerkers klagen over het vinden van informatie
2. Er is verwarring over welke documenten actueel zijn
3. Er gaat kennis verloren bij personeelswisselingen
4. Teams werken onbedoeld langs elkaar heen
5. Er is behoefte aan betere interne communicatie

Herken je deze uitdagingen? Dan is het tijd om de mogelijkheden van een intranet te verkennen.

Begin vandaag nog met de eerste stap

Een intranet implementeren hoeft niet ingewikkeld of kostbaar te zijn, zeker niet als je al Microsoft 365 gebruikt. Met onze stapsgewijze aanpak help je je bedrijf vooruit zonder grote investeringen ineens.

Wil je weten wat een SharePoint-intranet specifiek voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de concrete voordelen die een intranet jouw bedrijf kan opleveren.

Wist je dat? Onderzoek wijst uit dat bedrijven met een effectief intranet 20-25% productiever zijn dan vergelijkbare organisaties zonder intranet. Kan jouw bedrijf zich nog veroorloven om zonder te werken?