Office365

De beste keuze voor uw bedrijf

Waarom elke kleine tot middelgrote de overstap naar Office365 moet overwegen

Bijna iedereen heeft al wel eens van Office365 gehoord. Maar wat is het nu echt? Office365 is een verzamelnaam voor een heel arsenaal aan kantoorapplicaties die ontzettend veel voordelen voor uw onderneming heeft.

Nu is natuurlijk uw vraag. Welke voordelen heeft het Office365 pakket dan allemaal?

Eerlijk gezegd te veel om op te noemen. Het totale pakket bestaat namelijk al uit 29 applicaties. En er komen er steeds meer bij zonder dat Microsoft de abonnementskosten verhoogd. Voor elk soort onderneming is er daarom wel een applicatie die o.a. het werken makkelijker/sneller en/of veiliger kan maken.

Hieronder enkele scenario’s:

Apparaat onafhankelijk werken door direct gegevens en bestanden vanaf elk device te kunnen bekijken en bewerken.

U bent bijvoorbeeld een consultant of ZZP’er die veel met klanten in gesprek bent. Een dikke zware laptop gebruiken tijdens de gesprekken is erg onhandig en bovendien onpersoonlijk. Een kladblok i.c.m. flyers gebruiken zou een optie kunnen zijn. Echter moeten de notities later overgetypt worden en flyers steeds opnieuw aangevuld worden. Met een volle agenda komt u aan het overtypen van de notities niet gelijk toe. De dag er na kunt u uw eigen gekrabbel niet meer goed lezen. Wat moest u ook alweer nog na sturen?

Met een simpele tablet en daarop de Office365 applicaties geïnstalleerd komt het al heel anders over en bespaart u bovendien erg veel tijd. Maak gespreknotities in OneNote. Plan snel afspraken in via uw Outlook agenda, laat een productpresentatie zien met Sway en deel deze daarna snel en gemakkelijk met de klant. Zet dingen waar u nog op terug moet komen in To Do. Nadat het gesprek bij de klant er op zit hoeft u niets meer over te typen op uw computer of laptop. Open simpelweg uw Office applicaties en daar heeft u gelijk de notities in beeld, de afspraken in uw agenda staan En uw To Do lijst onder Outlook Taken. Kortom dit kan uren werk schelen.

Intern en Extern samenwerken en delen

Voor uw werk moet u veel samenwerken met andere medewerkers of externe bedrijven. Tussen 2 personen is het nog te doen om gewoon het document per e-mail te versturen of te delen op Dropbox. Echter ontbreekt dan de echte communicatie. Voor samenwerken aan één document bestaan er inmiddels al meerdere tools binnen het Office365 portaal. Bijvoorbeeld Microsoft Teams waarbij communicatie en samenwerken centraal staat. Makkelijk over en weer chatten en samenwerken in één document. Bewerken vanaf de centraal gedeelde opslag. Zo is er ook maar één kopie van het bestand in omloop.

Veiligheid

Uw data is bij Microsoft veiliger dan dat u bijvoorbeeld de data ergens zelf op een NAS host. Microsoft heeft een gigantisch budget dat alleen maar in beveiliging wordt gestoken om uw data veilig te houden. Alle systemen worden meer dan redundant uitgevoerd. Er zijn systemen in gebruik die hack ’s en ransomware detecteren. Per ongeluk verwijderde bestanden kunnen een ruime tijd terug gehaald worden. Bestanden kunnen door versie geschiedenis terug in de tijd worden gezet. Behalve de standaard beveiliging kunnen er ook speciale instellingen gedaan worden in het beveiligings en compliance center binnen Office365. Denk daarbij aan twee factor authenticatie, GDPR Toolbox en DLP (Data Loss Prevention). Uitgaande email kan bijvoorbeeld gescand worden op BSN/rekening nummer zodat er nooit persoonsgegevens op straat komen te liggen.

Rapportages

Binnen het Office365 kunnen er uitgebreide rapportages gegenereerd worden. Denk aan het totale inkomende en uitgaande e-mails per medewerker. Of het aantal spamdetecties of foutieve aanmeldingen.

Kosten en gemak

Office365 komt in diverse prijsklassen, is maandelijks aanpasbaar/opzegbaar en u weet altijd wat de IT kosten zijn.

Voor een relatief laag maand bedrag beschikt u over ontzettend veel applicaties en gemakken dat losse opslag diensten zoals Dropbox, een NAS of een externe schijf in verhouding duurder zijn. Daarnaast als uw bedrijf groeit zit er geheid een applicatie bij die past bij uw werkzaamheden. Denk aan Microsoft Planner voor Project planning of aan Microsoft StaffHub om personeelsroosters te maken.

Vanaf €7,70 per maand heeft u bijvoorbeeld al de volledige online versie van Office365 Enterprise E1. Vanaf €13,00 per maand heeft u al Office365 Business Premium waarbij het volledige Office 2016 pakket met Word/Excel/PowerPoint/Outlook mee geleverd wordt.

Behalve de altijd voorspelbare kosten levert het namelijk ook erg veel gemak op. Office365 hoeft u namelijk nooit te updaten en/of onderhouden. Dit doet Microsoft allemaal voor u. U hoeft zich geen zorgen te maken in geval van een defecte harde schijf. Vanaf een ander apparaat kunt u gewoon weer met uw favoriete applicaties verder werken.

 

Vrijblijvend een demo van Office365 willen hebben?