Snel aan de slag met Office 365

Office 365

Je hebt net Office 365 aangeschaft. En nu? Waar begin je? Hoe maak ik een document aan? Waarvoor gebruik je welke applicatie? Wij helpen je graag op weg. We geven een voorbeeld hoe je nieuw word-document aan kan maken in jouw nieuwe online omgeving:

  • Log in op de Office 365-omgeving
  • Klik op nieuw item starten
  • Klik op Word-document
  • Het Word-document wordt online geopend en je kan beginnen met je nieuwe document

Het document werkt hetzelfde als de offline variant. Voordeel is wel dat alle wijzigingen die je maakt meteen online worden opgeslagen, zodat je nooit meer belangrijke data kwijt raakt.
Op deze manier kunnen alle applicaties van Office 365 gestart worden. Omdat het er nogal veel zijn zullen we een toelichting geven wat de applicaties doen en waarvoor ze gebruikt worden.

Word

Word wordt gebruikt om documenten te typen en is bedoeld als tekstverwerker. Je kan teksten schrijven, lezen, opmaken en uitprinten. Deze teksten kunnen worden verfraaid door de opmaak aan te passen, bijvoorbeeld een ander lettertype of het toevoegen van een leuke afbeeldingen, animaties en mooie kopteksten. Ook kan er een geautomatiseerde inhoudsopgave, paginanummering, een mooi logo op elke pagina en en grafieken worden toegevoegd. Kortom, mogelijkheden genoeg!

Excel

Excel is een programma dat het rekenwerk doet. Het programma bestaat uit een werkblad met cellen. Het werkblad is opgedeeld in rijen en kolommen. De rijen lopen van links naar rechts en hebben allemaal een ander cijfer, oplopend vanaf 1. De kolommen worden aangeduid met een letter. Zo is de cel linksboven in de pagina cel A1 en rechts daarvan is cel A2. Onder cel A1 bevindt zich cel B1 enzovoort, enzovoort.

In elke cel kan getypt worden. Dit kunnen teksten, getallen of berekeningen zijn. Deze berekeningen doet Excel door middel van formules. Zo kan er in een cel worden aangegeven dat hij de waarde van twee andere cellen bij elkaar optelt, zelfs wanneer deze cellen achteraf worden aangepast. Verder kan van het werkblad de opmaak aangepast worden, zodat het ook een strakke uitstraling krijgt.

Excel is een zeer handige applicatie om administratie bij te houden. Er kunnen complete kostenoverzichten worden bijgehouden, maar ook creatieve oplossingen zoals het maken van een planning. Excel biedt de mogelijkheid om de ingevoerde gegevens weer te geven in mooie grafieken.

Powerpoint

Powerpoint is een applicatie waarmee presentaties kunnen worden gemaakt. Deze presentaties bestaan uit verschillende dia’s. In deze dia’s kunnen tekst, video’s, afbeeldingen, audio, grafieken en hyperlinks geplaatst worden. Per dia kunnen er verschillende effecten worden ingevoegd, zoals tekst wat binnenvliegt of plaatjes die worden uitvergroot.

OneNote

OneNote is een digitale notitieblok. Dingen die je normaal gesproken op een Post-It zou noteren, kan je kwijt in OneNote. Daarnaast biedt het nog een aantal extra’s, die bij papieren variant niet mogelijk zijn. Zo biedt OneNote de volgende extra’s:

  • Schermafdrukken invoegen
  • Notities kunnen afvinken
  • Bestanden invoegen
  • Notitie delen met andere OneNote gebruikers
  • Taken aanmaken in Outlook vanuit OneNote
  • Notitie als mail versturen

Outlook

Outlook is een applicatie die email, agenda en contactpersonen samenvoegt op één plek. Dit helpt bij het organiseren en plannen van uw taken, voor u en in samenwerking met uw collega’s. In Outlook kan er een groepsplanning worden gemaakt, een adresboek en u kunt uiteraard een mail opstellen.

Publisher

Publisher is een handige applicatie waarmee u gemakkelijk professioneel ogende publicaties kan maken. Dit kunnen publicaties zijn zoals een folder, certificaten, een flyer of zelfs een wenskaart.

Access

De applicatie Access maakt het mogelijk op een simpele manier relationele databases aan te maken en te beheren.

Met Access kun je relationele databases aanmaken en beheren. In deze database worden gegevens gekoppeld die automatisch worden doorgegeven aan andere programma’s, zodat ze niet los in ieder programma hoeven te worden aangepast. Met deze database kunnen gegevens makkelijker beheerd worden. Handig voor het bijhouden van voorraden, bijhouden van logistieke processen en rapporten op te stellen. In access kunnen tabellen, formules, formulieren en macro’s worden aangemaakt.

Onedrive

OneDrive maakt het mogelijk online bestanden op te slaan. OneDrive kan worden gezien als een online opslagplek voor al uw bestanden. Deze kunnen in verschillende mappen worden beheerd en worden opgevraagd door de gebruiker. De bestanden die in uw OneDrive zitten kunnen worden gedeeld met anderen, waarbij u hen toegang geeft tot uw bestanden.

Microsoft Teams

Teams is een van de nieuwste applicaties van Microsoft. Teams is een online chatdienst, speciaal door microsoft ontwikkeld om de samenwerking te verbeteren. Microsoft Teams vervangt het online chat programma Skype for Business. Met Teams is het mogelijk om online te communiceren via chats, bellen en videobellen. Hierdoor wordt het mogelijk om op afstand met jouw collega’s te vergaderen. Doordat Microsoft Teams geïntegreerd is met Office 365 wordt het mogelijk om gemakkelijk bestanden te delen tijdens chat.

Microsoft is bezig met Teams nog meer uit te breiden. Zo zijn ze bezig met het toevoegen van Announcements, waarbij belangrijk nieuws vermeld kan worden. Een soort van nieuwspagina voor uw eigen bedrijf.

Microsoft To-Do

To-Do is een applicatie die u helpt met inplannen van uw taken. Het is als het ware een To-Do lijst die online op de cloud beheert, aangepast of gedeelt kan worden. To-Do kan het volgende:

  • Taken(lijsten) aanmaken
  • Dag indelen
  • Synchroniseren met andere apparaten
  • Taken koppelen aan Outlook agenda

Delve

Delve is een office 365 applicatie die je niet vaak voorbij ziet komen. Echter is Delve een uiterst handige applicatie om te gebruiken. Delve, zoals de naam al doet vermoeden, helpt bij het opgraven van bestanden en documenten. Doordat er vaak in verschillende applicaties wordt gewerkt, raakt het overzicht nog wel eens kwijt. Delve zorgt er voor dat je niet elke keer op zoek moet naar dat ene formulier waar je wekelijks in werkt.

Deze tool laat zien welke bestanden relevant zijn voor jou en toont deze door middel van visuele cards op jouw gepersonaliseerde scherm. Naast bestanden toont Delve ook collega’s waar je mee samen werkt, biedt het de mogelijkheid te zoeken in jouw office 365 bestanden en komt het met suggesties voor interessante documenten.

Hoe Delve weet welke bestanden of collega’s voor jou relevant zijn, komt door Office Graph. Office Graph is een technologie ontwikkeld die door middel van machine learning weergeeft wat relevant is voor jou. Zo ziet het systeem wanneer jij samen met een collega aan een bestand werkt en legt het meteen een connectie met deze collega. Verder zal het bestanden aanbevelen die je vaak gebruikt, of zal het bestanden van collega’s aanbevelen waar je vaak mee samen werkt.
Planner
Microsoft planner is een handige tool om je projecten mee te plannen. Je kan Planner gebruiken in teamverband, om alle taken af te stemmen met je collega’s, zodat iedereen weet wat er gedaan moet worden op welk moment. Verder zou je Planner voor je eigen taken kunnen gebruiken, zodat je voor je zelf een duidelijke planning hebt.

SharePoint Online

Sharepoint online is dé manier om samen te werken. Het is een online platform, wat het gemakkelijk maakt om samen met jouw collega’s samen te werken aan dezelfde bestanden. Daarnaast kunnen deze bestanden gemakkelijk gedeeld worden met de mensen die daarvoor bedoeld zijn. Ideeën kunnen simpel worden uitgedeeld en projecten/teams kunnen worden geordend binnen sharepoint. En dit allemaal op een platform waar beveiliging voorop staat. Meer weten over sharepoint? Kijk op deze pagina(link naar sharepoint)

Yammer

Yammer is een sociaal netwerk bedoeld voor bedrijven. Het is een praktisch communicatiemiddel waarmee je gemakkelijk in contact komt met collega’s, ook de collega’s die je normaal nooit spreekt. Heb je een vraag over een project? Dit kan je posten op Yammer, waarop jouw collega’s kunnen reageren en helpen bij jouw vraagstuk. Benieuwd naar wat jouw collega’s van een nieuw programma vinden? Post gemakkelijk een poll op Yammer, in plaats van het rondmailen van een Enquête.

Martin Huiszoon: Microsoft Certified Professional (MCP)

Neem contact op

Vrijblijvend advies