Hoe richt je SharePoint handig en goed in?

Hoe richt je SharePoint handig en goed in? SharePoint is Microsofts omgeving waarin medewerkers en andere gebruikers zaken kunnen delen in de breedste zin van het woord. SharePoint – dat letterlijk vertaald deelpunt betekent – zorgt voor optimale samenwerking en vergroot de vindbaarheid van bestanden in een netwerk. SharePoint wordt overigens niet alleen gebruikt voor (het gezamenlijk werken in) bestanden, maar ook voor het delen van (intern) nieuws. Organisaties zetten SharePoint in als intranet en als documentmanagementsysteem.

Nu weet je wat SharePoint in het kort is. Maar hoe richt je dit systeem nu het best in voor jouw organisatie? Daar kunnen we jou bij IT aanspreekpunt mee helpen. Wil je meteen op de juiste manier met SharePoint aan de slag? Neem dan contact met ons op! Wil je eerst meer weten over SharePoint en of het voor jouw organisatie geschikt is? Lees dan hieronder verder.

Waarom kies je voor SharePoint (in plaats van OneDrive)?

Waarom zou je voor SharePoint kiezen en bijvoorbeeld niet voor een andere oplossing van Microsoft, namelijk OneDrive? OneDrive is persoonlijke cloudopslag, terwijl SharePoint veel meer is. Het is namelijk behalve opslag van bestanden voor de hele organisatie ook een punt om verschillende soorten informatie te delen. Eén van de grote voordelen is dat wanneer een medewerker de organisatie verlaat, zijn of haar account meestal gewoon kan worden gesloten. Het gebruiken van een persoonsgebonden OneDrive door een hele organisatie kan op zo’n moment bijvoorbeeld voor de nodige problemen zorgen, omdat data verhuisd moet worden voordat de medewerker ook digitaal verdwijnt. Ook daar kunnen we je trouwens mee helpen (neem contact op), maar we kiezen er liever voor om SharePoint optimaal in te zetten.

Wat is het verschil tussen SharePoint en SharePoint Online?

SharePoint Online zit bij iedere Office 365-licentie inbegrepen. Het wordt volledig gehost door Microsoft en er zitten geen extra kosten aan verbonden. SharePoint komt ook in een server-variant, die je zelf kunt (laten) hosten. Die heeft dezelfde functies als SharePoint Online, maar krijgt minder vaak een update. Daarnaast zul je flink moeten investeren in hardware en back-up middelen om een server te kunnen draaien. Wij helpen je graag met het inrichten hiervan.

Hoe richt je SharePoint handig en goed in

Hoe richt je SharePoint (Online) handig en goed in?

Een one-size-fits-all methode is er niet bij SharePoint, net zoals bij zoveel andere IT-zaken. Per bedrijf, afdeling, functie, regio en vestiging verschilt de optimale manier waarop je SharePoint inricht en er zijn verschillende combinaties. Het belangrijkst is om veiligheid de boventoon te laten voeren. IT aanspreekpunt heeft altijd als prioriteit, de veiligheid van jouw data. Je gaat immers om met gegevens die gevoelig kunnen zijn, bijvoorbeeld gevoelig voor de privacy van gebruikers, klanten en anderen. Daarnaast moet het product passend zijn voor jouw bedrijfsvoering. Daar moeten we bij de inrichting zeker naar kijken. En dat doen we natuurlijk ook. Het is dus echt maatwerk.

Noem eens voorbeelden wat er met SharePoint kan?

We kunnen SharePoint bijvoorbeeld zo inrichten dat een sales consultant niet bij een managementpagina kan komen. Of dat iemand uit de regio Twente of de vestiging Enschede niet de gegevens van de regio West-Nederland of de vestiging Amsterdam kan wijzigen of zelfs niet kan inzien. Maar we zorgen er ook voor dat er niet tig pagina’s worden aangemaakt voor een klein bedrijf. Zo voorkomen we dat je als gebruiker veel moet navigeren om bij de informatie die je nodig hebt te komen. Bij een kleiner mkb-bedrijf kan één persoon bijvoorbeeld meerdere functies hebben – als je SharePoint dan op basis van functies inricht, kan zoeken veel frustraties opleveren. Wij voorkomen dit door goed naar de bedrijfsvoering te kijken en SharePoint daarop in te richten.

Wat zijn veel gemaakte fouten of vergissingen bij het inrichten van SharePoint

Er kan soms eindeloos vergaderd of overlegd worden over bepaalde vereisten, terwijl die vaak ook al weer verouderd zijn als ze eenmaal boven water zijn. SharePoint is als onderdeel van Office365 een platform waar continu aan wordt gesleuteld, de ontwikkeling gaat steeds door. Maar ook de wensen en eisen van de gebruiker kunnen steeds veranderen en dat kan zelfs per persoon of afdeling verschillen. Een oplossing die we dan meestal aandragen is het invoeren van SharePoint-beheerders per ‘afdeling’. Zij krijgen dan de verantwoordelijkheid over de inhoud van hun eigen SharePoint- pagina’s. Wat ook goed is om in de gaten te houden, zijn de kosten voor extreem maatwerk in de vorm van programmeren. Daardoor kan SharePoint namelijk erg duur worden. Om een voorbeeld uit de praktijk te noemen: het komt regelmatig voor dat na updates van SharePoint bij grote organisaties een maatapplicatie die programmeurs speciaal hebben geschreven niet meer (volledig) werkt. Dit heeft vaak te maken met branding, zoals het tot in de details implementeren van een huisstijl in de SharePoint-omgeving.

Tot in detail aanpassen? Niet doen!

Op het gebied van branding lijkt dat natuurlijk prachtig, maar eigenlijk gaat het natuurlijk om de functies van SharePoint. Die moeten dan ook voorop staan. Door ons daar op te focussen en de bedrijfskleuren en dergelijke minder belangrijk te maken, besparen we je veel kosten. Immers: je gaat je Outlook- of Word-applicaties ook niet compleet herschrijven om de kleuren van je organisatie precies goed uit te laten komen. De standaard look-and-feel van Word voldoet in de meeste gevallen ook prima! Wij gebruiken voor branding alleen maar de ingebouwde functionaliteiten, om jou overbodige kosten te besparen. Dat is ónze manier van maatwerk.

Hoe haal je alles uit SharePoint?

SharePoint is van zichzelf al ontzettend dynamisch en er kan heel veel mee. Ook wanneer er binnen jouw organisatie nieuwe eisen, functies of processen worden bedacht, kunnen die waarschijnlijk zeer snel in SharePoint geïmplementeerd worden. Het inrichten van SharePoint is dan ook altijd maatwerk. Wij kijken daarbij altijd naar de structuur van je organisatie. Bij IT aanspreekpunt focussen we ons altijd op de manier van werken van je organisatie en de veiligheid van jouw gegevens en die van je klanten. Dat vinden we het belangrijkst. Overmatige branding in de vorm van op maat gemaakte code laten we bewust achterwege. Zo blijft SharePoint altijd zeer betaalbaar om te implementeren.

Je hebt ons artikel ‘Hoe richt je SharePoint handig en goed in?’ gelezen. Heb je hulp nodig bij de uitvoering en ben je benieuwd naar wat IT aanspreekpunt voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk onze ICT beheer dienst pagina of het totale ICT ontzorging pakket en neem contact met ons op! Wij helpen je graag verder.

Ruben: Uw Microsoft 365
Teamwork specialist

Neem contact op

Vrijblijvend advies