Meer met Outlook

Je gebruikt office 365 voor je mail. Dit kan zijn voor op werk of gewoon voor thuis.  Outlook lijkt op een dood simpele mailsysteem, maar toch zijn er meer mogelijkheden dan je zou verwachten. Er zitten wat handige functies in die het het jou gemakkelijker maken, je mail leuker aankleden en er voor zorgen dat je efficiënter kan werken.

Organiseer

In Outlook heb je de mogelijkheid om een meerdere agenda’s aan te maken. In een agenda kan je afspraken of taken zetten. Door middel van jouw afspraken en taken kleuren mee te geven kan je een gemakkelijk overzicht creëren. Heb je graag dat je elke dag een mail ontvangt met daarin jouw agendapunten voor die dag? Deze optie is aanwezig. Verder kan je agenda’s delen, zodat jij kan zien wat jouw collega die dag op de planning heeft staan en andersom.

Koppel met andere office 365 apps

Doordat Outlook onderdeel is van Office 365 kan je in Outlook gebruik maken van andere applicaties. Zo kan je op Skype/Teams klikken en een videogesprek aangaan met een contactpersoon of kan je gemakkelijk jouw notities bekijken die je hebt gemaakt in OneNote. Overigs kan je deze notities eenvoudig omzetten tot een taak en ze toevoegen aan jouw agenda.

Maak groepen aan

Je kan met Outlook gemakkelijk groepen aanmaken. Je maakt bijvoorbeeld de groep afdeling inkoop. Vervolgens zet je al jouw contactpersonen van de inkoop afdeling in deze groep. Wil je nu een mail sturen naar deze hele groep, dan hoef je niet elk email adres weer op te zoeken en aan te klikken, maar selecteer je simpelweg de groep “afdeling inkoop”. Hiermee wordt de mail verstuurd naar alle contacten van deze groep.

Stel een thema in

Het standaard uiterlijk van Outlook is niet heel bijzonder. Dat is eigenlijk wel jammer, want je mail gebruik waarschijnlijk dagelijks. Outlook heeft daarvoor een optie toegevoegd waarmee je thema’s kan instellen. Er zijn meer dan 20 verschillende thema’s die het uiterlijk van jouw mail wat opfleuren. Ben je een thema zat, dan switch je gemakkelijk naar een ander thema. Voor de mensen die in de avonduren hun mail willen bekijken kan er een nachtmodus worden ingesteld. Hiermee wordt de mail weergegeven met donkere kleuren, wat fijner is voor de ogen.

Deel grote bestanden

De meeste mails zijn niet in staat om grote bestanden te versturen. En dat is logisch ook, want anders staat je mailbox binnen no time vol. Doordat Outlook onderdeel is van Office365 kan je in jouw mail bestanden via OneDrive. De ontvanger krijgt hiermee toegang tot jouw bestand.

Versleutel berichten

Je wil dat jouw mails alleen worden gelezen door diegene waar jij hem heen stuurt. Om ervoor te zorgen dat dit ook gebeurd kan je mails versleutelen. Voorkom hiermee dat belangrijke informatie in de verkeerde handen valt.

Outlook is onderdeel van Office 365. Bij IT aanspreekpunt kun je Office kopen en door ons laten inrichten. Benieuwd naar wat wij nog meer voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Bekijk hier onze andere diensten.

 

Ruben: Uw Microsoft 365
Teamwork specialist

Neem contact op

Vrijblijvend advies