Hoe kunnen we helpen?
Inhoudsopgave
< Alle onderwerpen
Afdrukken

Wat is SharePoint?

“We hebben SharePoint niet nodig, we werken al met Teams en OneDrive”, dit horen wij vaker bij IT Aanspreekpunt. “De Aarde is plat”, zo klinkt die statement voor ons een beetje.. Dus in het geval dat jij je afvraagt waarom je SharePoint nodig hebt,- en waarom je er tegenwoordig als organisatie niet meer omheen kunt, leggen wij dat even uit.

Wat is SharePoint?
Allereerst gaan we kijken naar het ontstaan van SharePoint. SharePoint is een applicatie van Microsoft dat nu al meer dan 20 jaar bestaat. Het was oorspronkelijk een applicatie dat door organisaties primair gebruikt werd voor interne samenwerkingen. Het basis idee van SharePoint is dat het een all-in-one pakket is voor documenten, nieuws, links, evenementen en lijsten. Sinds het ontstaan in 2001 is SharePoint steeds verder gaan groeien, waarna het in 2011 is toegevoegd aan het Office 365 pakket (dat nu Microsoft 365 heet).

SharePoint is een Swiss Army Knife op het gebied van Content Management. Laten we eens kijken naar enkele kern features van SharePoint.

Document Management
Een van de belangrijkste features van SharePoint is Document Management. Dit geeft jouw bedrijf de mogelijkheid tot het hebben van een organisatie brede mappenstructuur, die vanzelfsprekend verder gaat dan Windows Explorer. Het is niet alleen een cloud opslag voor je bestanden en mappen, maar het bied ook specifieke DMS mogelijkheden zoals: Versie geschiedenis, check-in/check-out en Metadata.

Intranet
Een mogelijkheid die in de afgelopen jaren is toegevoegd aan SharePoint is dat je het kan gebruiken als Intranet voor jouw organisatie. Het is een Hub, portaal en Wiki pagina in 1. Het stelt je instaat om makkelijk pagina’s toe te voegen, organisatie brede FAQ’s te stellen en ga zo maar door.

Lijsten
Sinds het begin van SharePoint is er al de mogelijkheid om lijsten aan te maken. Je kan personen toewijzen aan deze lijsten,- een link toevoegen in de lijst,- aangeven wat de status is van de lijst,- een klant toewijzen,- en ga zo maar door, de mogelijkheden zijn eindeloos.

Teams Integratie
Wat de meeste mensen niet weten is dat Teams is gebouwd op SharePoint, wist jij dit? Wanneer jij bestanden upload in Teams, dan worden deze geüpload naar een toegewezen SharePoint pagina.  Teams stelt medewerkers instaat om thuis te werken, terwijl zij contact blijven houden met de organisatie of medewerkers op kantoor. Ook wanneer jij een lid via Teams een invite stuurt, dan word deze toegevoegd aan de desbetreffende SharePoint pagina. Iedere keer wanneer jij een Privé kanaal aanmaakt, is dit een nieuwe SharePoint pagina. Om een kort verhaal kort te houden, zonder SharePoint is er geen Teams.  Gebruik je Teams? Dan gebruik je SharePoint.

Power Automate
Een andere optie van SharePoint is de integratie met Power Automate. Dit stelt jou instaat om eenvoudig een workflow te bouwen voor documentgoedkeuringen, ook kan je hiermee andere aanvragen automatiseren.

OneDrive versus SharePoint
Nog een misvatting van SharePoint is dat het anders is dan OneDrive, maar als je er een beetje over na denkt dan besef je al gauw dat OneDrive een privé site is van SharePoint. De mogelijkheden van bestandsbeheer binnen OneDrive is redelijk hetzelfde als SharePoint, maar beide zijn toch nét iets anders. Als je bijvoorbeeld meer dan 1 medewerker in dienst hebt, dan is het gebruiken van OneDrive helemaal verkeerd..

Samenvattend; je kan tegenwoordig niet meer om SharePoint heen, of je dat nou wil of niet. Het is een integraal en onmisbaar onderdeel van Office 365, met de kracht van Intranet, Teams, Onedrive, Microsoft Lijsten en Power Automate. Dus negeer het niet – maar omarm het.

Wilt u binnen uw bedrijf de Microsoft Office apps volledig in laten richten op uw bedrijfsprocessen
en daarnaast back-ups van documenten, beveiliging en onbeperkt support ontvangen?
Overweeg het afnemen van een Microsoft pakket via IT aanspreekpunt.

Of wilt u juist helemaal geen omkijken hebben naar ICT zaken?
Overweeg zakelijke ICT ontzorging via IT aanspreekpunt.

 

Vorige Inloggen SharePoint