“Er werd op elk vlak met ons meegedacht en ze namen ons veel zaken uit handen.”

-Gea Heerink, projectassistent

Ons doel: Hoe voorkomen we ook maar de geringste twijfel dat de loting niet eerlijk verloopt

– Martin Huiszoon: IT Manager, IT Aanspreekpunt

Case: Technology Base & Gemeente Enschede

Na de geslaagde digitale kaveluitgifte van het Brunnink, werd besloten de kavels van ’t Vaneker op eenzelfde wijze te verloten. It aanspreekpunt werd wederom ingeschakeld om hierin ondersteuning te bieden aan de gemeente Enschede, Technology Base en Bureau Kaveluitgifte ’t Vaneker.

 

Hulpvraag

Als gevolg van corona kon de loting van het Brunnink in 2020 niet fysiek plaatsvinden en werd IT aanspreekpunt benaderd voor een digitale oplossing. Deze beviel zo goed dat een jaar later hetzelfde alternatief werd ingezet, aangezien de pandemie nog steeds voortduurde.

Martin Huiszoon begeleidde dit project vanuit IT aanspreekpunt: ‘Ditmaal waren er nog meer deelnemers en bovendien wilden we de videoverbinding verbeteren. Daarom zijn we overgestapt van Microsoft Teams naar Zoom. De vorige keer begon Teams te haperen vanaf 125 deelnemers. Nu hadden we 200 deelnemers en verliep het met Zoom vlekkeloos. Belangrijk, want er hangt voor de deelnemers veel vanaf: een nieuw huis, een nieuw leven en een behoorlijke som geld. Ons doel was: hoe voorkomen we ook maar de geringste twijfel dat de loting niet eerlijk verloopt? Naast een handboek voor de deelnemers, hebben we zelfs een heel regieplan geschreven. Vervolgens zijn we uitgebreid gaan testen en oefenen. Het was een grote verantwoordelijkheid en een enorme uitdaging, maar wel een hele leuke. De gemeente Enschede heeft al aangegeven dat ze de volgende kaveluitgifte van ‘t Vaneker, pandemie of niet, sowieso online willen uitvoeren. Ik zie ook zeker toekomstmogelijkheden. Wellicht in een hybride vorm, wat ideaal is voor deelnemers die op grote afstand wonen.’

Technology Base en gemeente Enschede over IT aanspreekpunt

Het gebied is deels eigendom van de gemeente Enschede en deels van Technology Base. Gea Heerink is als projectassistent verbonden aan de kaveluitgifte: ‘De samenwerking met IT aanspreekpunt vond ik bijzonder prettig. Er werd op elk vlak met ons meegedacht en ze namen ons veel zaken uit handen. Martin en Wessel van IT aanspreekpunt kwamen regelmatig langs om te repeteren. Zien hoe goed zij op elkaar ingespeeld zijn, gaf mij enorm veel rust. Het feit dat het ditmaal op onze eigen kantoor georganiseerd kon worden, was ook bijzonder prettig.’

Ludan Schmid is als makelaar namens Technology Base verbonden aan de uitgifte: ‘IT aanspreekpunt heeft de opdracht heel serieus opgepakt. De switch naar Zoom gaf een mooie verbetering ten opzichte van de vorige uitgifte. Een pluspunt van een online uitgifte is dat er geen grote zaal afgehuurd hoeft te worden. Daarnaast heeft inloggen vanuit huis  voor de deelnemer natuurlijk ook zo zijn voordelen. Nadeel van deze werkwijze is dat toekomstige buren niet alvast kennis kunnen maken. Maar IT aanspreekpunt heeft een solide digitaal alternatief ontwikkeld waardoor een perfecte oplossing klaarligt voor de momenten waarop een fysieke loting niet mogelijk is.’

Jacqueline Achterhuis, eveneens als makelaar verbonden aan Technology Base, vult aan: ‘Mijn voorkeur is het op deze manier te blijven doen, ook als er geen pandemie meer is. Hoewel het wel een klein beetje afhangt van het aantal deelnemers. Een zaal regelen voor 350 mensen en alles wat daarbij komt kijken, is tijdrovend en complex. Daarin werden we nu perfect ontzorgd. Met een online loting houd je bovendien de regie in handen. Bij een fysieke loting kunnen mensen in de zaal plotseling het woord gaan nemen en ontstaan er soms vervelende tendensen. Gaat het echter om een kleine groep van bijvoorbeeld 20 man dan is wellicht een fysieke loting idealer. Dan kan je de tijd nemen voor de deelnemers en bovendien het een en ander op elkaar kan afstemmen. De samenwerking met IT aanspreekpunt was super, niets dan complimenten. We hebben ook achteraf totaal geen commentaar van de deelnemers gekregen. Sterker nog, ondanks het feit dat veel deelnemers teleurgesteld waren omdat ze niet werden ingeloot, kregen wij toch te horen dat zij deze digitale uitgifte als plezierig hebben ervaren.’