“De medewerkers die als leken aan de training begonnen, waren na afloop erg enthousiast en gaven aan alles goed te begrijpen.”

– Joost Nijhuis, projectleider Bodem & Asbest

Veilige data-opslag en efficiënte informatie-uitwisseling met zes andere Twentse gemeenten

– Martin Huiszoon: IT Manager, IT Aanspreekpunt

Case: Gemeente Hof van Twente

De gemeente Hof van Twente werkt binnen haar projectbureau BAS met SharePoint. Zo realiseren zij een veilige data-opslag en efficiënte informatie-uitwisseling met zes andere Twentse gemeenten. IT aanspreekpunt heeft SharePoint bij hen ingericht. Daarnaast is er een op maat gemaakte training verzorgd zodat alle medewerkers efficiënt én coherent gebruik kunnen maken van dit Microsoft platform. SharePoint dient als frame voor informatie-uitwisseling en online samenwerking, zoals dat vaak op een intranet en extranet plaatsvindt. Het biedt een veilige en eenvoudige manier om vanaf elk apparaat met elkaar informatie op te slaan, te ordenen en te delen.

Bedrijfsprofiel

Voor de gemeente Hof van Twente ging Joost Nijhuis, projectleider Bodem & Asbest, op zoek naar een veilige manier van data-opslag. Samen met zes andere Twentse gemeenten wordt door projectbureau BAS de bodem gesaneerd van asbest, teneinde de leefomgeving schoon en veilig te maken. “Voorheen werkten wij met een standaard serveropslag en verliep alles via de mail. Als gevolg van een hack waren we al onze data kwijt. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een veilig alternatief, zowel voor de opslag als de digitale samenwerking met de andere gemeenten”, vertelt Dhr. Nijhuis. Zoekende op internet stuitte hij op IT aanspreekpunt. “Toevallig kende ik IT aanspreekpunt al van een vorige werkgever waar zij succesvol de gehele ICT hadden verzorgd, dus uiteraard nam ik direct contact met hen op.”

ICT werkzaamheden en training

IT aanspreekpunt heeft zorggedragen voor de gehele inrichting van SharePoint. “Ze hebben onze locatie bezocht om zo al onze werkprocessen te kunnen doorgronden. Hieruit kwam tevens naar voren dat een opleidingstraject voor onze medewerkers noodzakelijk was. Tijdens de training werd veel aandacht besteed aan de basisbeginselen van Microsoft 365 en de nuttige toepassingen. Juist door hierop te focussen, raakten de medewerkers al snel gemotiveerd. Doordat de training op maat was gemaakt, passend bij onze situatie, konden we het allemaal direct op de werkvloer toepassen. We gebruiken SharePoint nu enkele maanden en het bevalt goed. We lopen nog tegen een paar onmogelijkheden aan, maar die hebben niet zozeer met SharePoint zelf te maken, de oorzaak daarvan ligt bij externe factoren.”

Gemeente Hof van Twente over IT aanspreekpunt

“De medewerkers die als leken aan de training begonnen, waren na afloop erg enthousiast en gaven aan alles goed te begrijpen. Een ingehuurde medewerker die al ervaring had met SharePoint bij een andere organisatie zei zelfs: ‘Die hele basis heb ik nooit geleerd, nu begrijp ik eigenlijk veel beter wat er gebeurt.’”