Office365 scan naar e-mail instellen

Oftewel scan to mail instellen bij Microsoft365. Grote kans dat u dit artikel heeft gevonden omdat u momenteel problemen ondervindt bij het instellen van het versturen van gescande documenten via uw printer naar uw postvak. In dit artikel vertellen wij u hoe u deze functionaliteit aan de praat krijgt.

Office365 scan naar e-mail instellen: diverse manieren

  1. Oauth – Een account met een aparte licentie
  2. Direct Send – Meest gebruikt en makkelijkst in te stellen
  3. Een SMTP Relay/Connector – Ingewikkeld

Om scan-to-email in te stellen adviseren wij in bijna alle gevallen om optie 2 te gebruiken. Hieronder lichten wij in het kort toe wat de opties zijn en in welk scenario deze optie gebruikt wordt.

Optie 1 – Oauth

Voor optie 1 dient er een extra account aangemaakt te worden voor uw multifunctional. Bijvoorbeeld scanner@domeinnaam.nl. Dit brengt extra kosten met zich mee. Bovendien kunnen weinig printers op deze manier ingesteld worden vanwege het niet ondersteunen van het Oauth protocol. Het account van een bestaande gebruiker voor een printer gebruiken waar meerdere mensen op scannen is een beveiligingsrisico binnen uw onderneming en moet daarom vermeden worden.

Verzenden via SMTP gaat helaas zonder te veel in de details te treden niet werken zonder veel aanpassingen te moeten doen in de beveiligingsinstellingen van Microsoft365. Printers kunnen helaas niet overweg met twee factor authenticatie.

Optie 2 – Direct Send

Direct send is de makkelijkste manier om via Office365 scan naar e-mail in te stellen. Het grootste nadeel hiervan is dat u vanaf de scanner alleen maar naar uw eigen mail adressen kunt versturen. Voor de meeste bedrijfsscenario’s is dit meer dan voldoende. Het mail adres hoeft niet aangemaakt te worden in uw Office 365 omgeving. Voor een extern mail adres voor bijvoorbeeld uw boekhoud systeem zou u een intern mail adres kunnen gebruiken en doorsturen.

Optie 3 – Connector

Ingewikkeld om in te stellen. Wordt alleen gebruikt als optie 1 en 2 niet werkt. Dan kunt u beter via uw hostingprovider een extra verzend mail adres aanmaken en deze op de ouderwetse manier in te stellen met de bijbehorende smtp instellingen.

Om u tijd te besparen

Nu ga ik u vertellen aan welke eisen u moet voldoen en hoe u eventueel enkele zaken van te voren kunt testen zodat het instellen maar enkele minuten duurt i.p.v. uren met die printer bezig te zijn.

  • Printer/Scanner moet het TLS 2.0 protocol ondersteunen. Check hiervoor de documentatie van uw apparaat
  • Poort 25 moet open staan. O.a. Ziggo blokkeert deze poort standaard
  • IP adres mag niet op een blacklist staan
  • Bedenk een mail adres die u voor uw scanner wil gebruiken. Hoeft niet aangemaakt te worden binnen uw Office omgeving
  • Zorg ervoor dat u over het Office365 MX – record beschikt van uw omgeving. Dit is te vinden in het Office365 admin center

Indien u bovenstaande informatie heeft verzameld beginnen we met het testen van het netwerk. Hier hebben wij een handig Powershell script voor gemaakt die u eenvoudig kunt aanpassen naar uw eigen omgeving.

$mailParams = @{
SmtpServer                 = ‘UWDOMEIN-nl.mail.protection.outlook.com’
Port                       = ’25’
UseSSL                     = $true
From                       = ‘scanner@uwdomein.nl’
To                         = ‘ontvanger@uwdomein.nl’
Subject                    = “Direct Send $(Get-Date -Format g)”
Body                       = ‘This is a test email using Direct Send’
DeliveryNotificationOption = ‘OnFailure’, ‘OnSuccess’}
Send-MailMessage @mailParams 

Stap 1: Kopieer bovenstaand script en pas deze aan naar uw eigen omgeving
Stap 2: Voer het aangepaste script uit in Powershell
Stap 3: Controleer uw (ongewenste) e-mail. Later kunt u ervoor zorgen door het aanpassen van uw SPF record dat de mail niet meer in de spam komt.

Indien in Powershell geen foutmelding komt weet u dat uw netwerk geschikt is om te versturen via Direct Send. Indien er wel een foutmelding komt wordt waarschijnlijk de poort geblokkeerd. Staat uw IP op een blacklist dan krijgt u ook een foutmelding met daarin een link om uw ip adres van de blacklist te halen.

Office365 scan naar e-mail instellen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nadat uw netwerk getest is kunt u uw printer instellen met de eerder verzamelde gegevens en zou u geen problemen moeten ondervinden.

  • Vul bij SMTP server uw MX record in
  • Vul bij het poortnummer altijd poort 25 in
  • SSL/TLS activeren
  • Verzend adres
  • Ontvangers via adresboek

Wel problemen? Dan kan uw printer hoogstwaarschijnlijk geen TLS 2.0 aan. Mogelijk bestaat er nog een firmware update. Zo niet dan kan het zijn dat uw apparaat te oud is.

Belangrijk: Zorg er tevens voor dat u het SPF record aanvult met uw IP adres zodat mails niet meer in de spam komen bij uw collega’s.

Hulp bij instellen

Wilt u Office 365 scan naar e-mail instellen maar komt u er zelf niet uit en/of wilt u dit liever door een professional laten uitvoeren? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u hierbij graag verder.

Ruben: Uw Microsoft 365
Teamwork specialist

Neem contact op

Vrijblijvend advies