6 Tips om Productiviteit te Verhogen met OneNote

Maakt jouw bedrijf gebruik van Microsoft Office 365, maar nog niet van OneNote?

Veel bedrijven en ondernemers maken gebruik van Microsoft (Office) 365. Logisch, want hiermee kun je uitstekend online werken met o.a. Microsoft Teams, Sharepoint, OneDrive en Outlook. Maar ook OneNote biedt veel handigheden om de productiviteit binnen het team te verhogen. 

OneNote is een handig online notitieboek die bedrijven en werknemers kan helpen om georganiseerd te blijven dankzij gestructureerde informatie die altijd en overal beschikbaar is. Het is een slimme tool om mee te werken binnen je bedrijf, maar het is wel belangrijk om OneNote efficiënt te gebruiken. Zo verliezen jij en jouw werknemers geen waardevolle tijd. Daarom zetten wij 6 tips voor je op een rij.

1. Begin met een goede structuur

Een van de belangrijkste onderdelen in OneNote is de structuur. Zorg dat een goede structuur wordt aangehouden binnen OneNote om het verlies van notities tegen te gaan. Binnen de app heb je verschillende lagen die je kunt organiseren. De eerste laag is het ‘Notitieblok’. Dit kun je zien als verschillende boeken. Hier kun je onderscheid maken tussen de hoofdonderwerpen. Houd bijvoorbeeld een apart notitieblok bij voor ieder groot project. 

In de tweede laag zijn ‘Secties’ te vinden. Zie dit als hoofdstukken van een boek: jouw notitieblok. Dit kan bijvoorbeeld onderverdeeld worden in maanden, onderdelen van een project en meer. Heb je meer secties nodig? Dan kun je zelfs diverse secties onder een groep samenvoegen. Vervolgens kun je per sectie jouw pagina’s toevoegen. Heb je in september bijvoorbeeld 4 vergaderingen gehad, dan kun je 4 pagina’s maken met de notities van die meeting. Heb je verschillende opmerkingen per collega opgeschreven? Dan kun je deze eventueel ook nog als subpagina toevoegen.

Structuur verbeteren OneNote

Door deze duidelijke structuur aan te houden is het makkelijker om snel en efficient notities en aantekeningen te maken en op te zoeken. 

 

2. Labels toevoegen om te categoriseren

Voeg labels toe aan je notities. Zo hoef je niet door al je notities te bladeren als je snel iets wilt vinden. Labels zijn erg handig wanneer je belangrijke zaken hebt opgeschreven, die je later weer nodig hebt. Wanneer je naar de notities gaat die je wilt labelen, dan zul je zien dat er veel opties zijn om uit te kiezen. Er zijn al een aantal labels gemaakt door OneNote, maar je kunt ook je eigen labels maken, zodat je optimaal kunt categoriseren.

labels instellen OneNote

Om deze notitie later terug te vinden, kun je binnen de zoekfunctie filteren op labels om alle notities met dat specifieke label terug te vinden. 

 

3. Lees sneller met insluitende lezer

Veel tekst op een kleine pagina kan soms vermoeiend zijn om te lezen, zeker wanneer we willen dat de productiviteit zo hoog mogelijk is. Gelukkig heeft OneNote hier een goede oplossing voor: de insluitende lezer. Deze functie zorgt ervoor dat je zonder poespas een tekst makkelijker kunt lezen. Je kunt de insluitende lezer vinden onder ‘beeld’. 

insluitende lezer OneNote

 

Je zult hierbij zien dat de tekst groter geworden is met extra spatie en lijn ruimtes. Dit is minder vermoeiend en dus fijner om te lezen. Je kunt dit naar wens aanpassen. Werknemers kunnen er ook voor kiezen om de tekst voor te laten lezen. 

insluitende lezer voorbeeld OneNote

 

Om vermoeidheid tegen te gaan en focus te vergroten, is er ook een optie om enkel een 3-tal regels te laten zien, terwijl je door de notitie scrolt.

insluitende lezer regels OneNote

 

4. Gevoelige informatie beveiligen

Wanneer je OneNote gebruikt binnen een organisatie, dan zullen ongetwijfeld sommige notities gevoelige informatie bevatten. Binnen OneNote kun je daarom wachtwoordbeveiliging instellen per sectie. Zo kan jouw bedrijf veilig aan de slag!

wachtwoord instellen OneNote

 

5. Notities delen en samenwerken

Binnen bedrijven wordt er veel samengewerkt en dus ook veel notities onderling gedeeld. Dit is met OneNote geen probleem. Notities kunnen tegelijkertijd door meerdere mensen geopend en bewerkt worden. OneNote geeft ook duidelijk aan wat door welke persoon is bewerkt. Klik simpelweg op ‘delen’ rechts bovenaan je scherm en voer de mailadressen in van jouw medewerkers. Vergeet niet om de instellingen aan te passen wanneer je bijvoorbeeld beperkte toegang wilt geven voor bepaalde mensen.

 

6. OneNote Hyperlinks instellen

Het kan zijn dat een aantal van jouw notities bij elkaar horen, maar toch onder een ander notitieboek, sectie, of pagina’s staan. Ook hier heeft OneNote een handige oplossing voor. Je kunt namelijk hyperlinks instellen om snel van de ene naar de andere notitie te springen. Dit bespaart een hoop zoekwerk en zorgt voor efficiënt werken. Kopieer de link van de sectie of pagina die je wilt koppelen en plak deze vervolgens in de notitie waar je deze link wilt hebben. Dit kan ook tussen paragrafen.

hyperlink OneNote

Hulp nodig bij het inrichten van Microsoft Office 365?

Bij IT aanspreekpunt begrijpen we dat het inrichten van Microsoft 365 binnen een organisatie veel tijd kan kosten. Om je te helpen bieden wij hulp bij het inrichten van Microsoft 365 aan. Je hebt het immers al druk genoeg. Heb je helemaal geen tijd om jouw ICT bij te houden? Dan bieden wij ook volledige ICT ontzorging aan. Zo maak je niet alleen optimaal gebruik van jouw tijd maar ook de tijd van jouw werknemers!

Ruben: Uw Microsoft 365
Teamwork specialist

Neem contact op

Vrijblijvend advies