Effectief thuiswerken met SharePoint

Door Covid-19 is thuiswerken en digitalisering voor veel bedrijven ondertussen noodzakelijk geworden. In de afgelopen maanden was het voor veel bedrijven zoeken naar de juiste programma’s en processen om het thuiswerken zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen. Wil je de processen binnen jouw bedrijf digitaliseren of optimaliseren? Dit doe je het beste met een cloud-based intranet. Wij geven je tips zodat ook jouw team effectief kan thuiswerken met SharePoint.

Wat is SharePoint?

SharePoint Online is onderdeel van Microsoft 365. Wanneer werknemers vanaf veel verschillende locaties, met verschillende apparaten willen samenwerken, is werken in de cloud essentieel. SharePoint is een cloud-based intranet omgeving die het mogelijk maakt voor organisaties om op een veilige manier digitale informatie en bestanden uit te wisselen. Creëer, communiceer, bewerk en deel zowel intern met je team, als met externe partijen. Veilig, snel en effectief thuiswerken doe je met SharePoint.

De mogelijkheden: 

  • Opzetten van intranetpagina
  • Gebruik het als online documenten bibliotheek
  • Met je team live samenwerken aan dezelfde documenten
  • Flexibel in te richten toegang
  • Documenten delen buiten je eigen organisatie (klanten, partners, etc)
  • Creëren van team/projecten sites
  • Automatisch versiebeheer

informatie delen sharepointBestanden delen in SharePoint

Verminder verwarring van verschillende document versies die in mappen en e-mails ronddwalen en maak het gemakkelijk om de juiste bestanden vanaf elke computer en mobiel apparaat te openen. Dus ook thuiswerkers kunnen gemakkelijk werken in deze online omgeving. Met SharePoint werk je samen aan dezelfde bestanden, vanaf een centrale locatie (intranet). Samenwerken wordt zo effectiever.

Informatie delen en bewerken in SharePoint is makkelijker dan ooit. Selecteer simpelweg het bestand dat je wilt delen, de persoon waarmee je dit wil delen en de rechten die deze persoon krijgt over dit bestand. Zo kun je ervoor kiezen om een collega alleen rechten te geven om een bestand te bekijken, of juist ook bewerken.

Landingspagina inrichten

Een overzichtelijke landingspagina zorgt voor meer efficiëntie voor thuiswerkers. Een landingspagina is de start voor elke medewerker die binnen SharePoint Online werkt. Richt je een landingspagina overzichtelijk in aan de hand van de belangrijkste bedrijfsprocessen, dan kan een team snel en gemakkelijk starten met hun taken en de juiste informatie vinden en delen. Zo zorg je ervoor dat SharePoint wordt omarmt door je gehele organisatie.

Een landingspagina invulling geven kan zo simpel of uitgebreid als je dit zelf wil maken. Wil je veel informatie inzichtelijk maken en wil je verschillende systemen integreren? Dan is het wellicht handig om een professional in te schakelen. Wij helpen je graag bij de inrichting van SharePoint. Dit betekent dat wij niet alleen de landingspagina voor je instellen maar ook alle andere aspecten zoals beveiliging.

SharePoint integraties

SharePoint Online is onderdeel van Microsoft 365 en door deze integratie optimaliseer je bedrijfsprocessen en zorg je voor een efficiencyslag. Zo koppel je o.a. gemakkelijk je Outlook en Microsoft Teams en andere Office Suite applicaties aan SharePoint voor snelle communicatie tussen teams. Maar ook andere externe programma’s zijn te koppelen aan SharePoint. Naadloze integratie is mogelijk met o.a. ERP-, CRM- of andere back-office systemen. Via één portaal hebben je medewerkers hierdoor toegang tot alles wat ze nodig hebben om efficiënt vanuit huis te werken.

Bedrijfsprocessen kun je verbeteren door samenwerking tussen medewerkers en afdelingen te vergemakkelijken. Ook kunnen bepaalde overzichten gemaakt worden waarin alle gewenste informatie wordt getoond en automatisch ge-update wordt met de nieuwste informatie en cijfers uit deze geïntegreerde systemen. Dit maakt je organisatie bijzonder efficiënt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

  • Sales gegevens uit CRM en ERP delen tussen binnendienst en accountmanagers
  • Leveranciersgegevens en hun contracten uit ERP binnen de organisatie
  • Service order gegevens rond installaties tussen monteurs en opdrachtgevers
  • Forecast gegevens uit ERP-systemen tussen leveranciers en interne inkoop

sharepoint integratiesOptimaliseren van werkprocessen

Met SharePoint kun je tot in detail zaken instellen om je werkprocessen te optimaliseren. Denk hierbij o.a. aan creatie van (intranet) sites om in samen te werken, een heldere navigatiestructuur voor je medewerkers, toegankelijkheid van informatie instellen, inrichting van de zoekfunctie en beheer van SharePoint zelf. Werk voor jezelf uit wat belangrijk is binnen jouw organisatie. Welke structuur hanteert jouw organisatie en hoe kun je deze helder verwerken in duidelijke templates op je (intranet) sites? Het uitwerken hiervan kan zo gemakkelijk of ingewikkeld als je zelf wilt. Het is verstandig om bij dit soort zaken een SharePoint specialist te laten meekijken en denken. Zo haal je gegarandeerd alle mogelijkheden uit het programma en heb je direct hulp bij het instellen, migreren en koppelen van data en programma’s naar SharePoint. Wij helpen je hier graag bij verder.

SharePoint installeren?

Bij IT aanspreekpunt begrijpen we dat het inrichten van SharePoint en Microsoft 365 binnen een organisatie veel tijd kan kosten. Wij helpen je hier graag bij, zodat ook jouw team effectief kan thuiswerken met SharePoint. Samen kijken we naar de processen binnen je bedrijf en hoe wij de programma’s hier zo naadloos mogelijk op kunnen aansluiten van inrichting tot beveiliging. 

Ruben: Uw Microsoft 365
Teamwork specialist

Neem contact op

Vrijblijvend advies