Breakout rooms in Microsoft Teams

In december 2020 voegde Microsoft de functie breakout rooms (in het Nederlands ook wel vergaderruimten genoemd) aan de Microsoft Teams omgeving toe. Dit was één van de meest gevraagde functionaliteiten. Wat zijn de mogelijkheden en hoe kun je deze het beste benutten? Wij leggen het uit. 

Breakout rooms (vergaderruimten) starten in Microsoft Teams

Wanneer je in een meeting zit binnen Microsoft Teams, vind je op je scherm (rechtsboven) de optie om te klikken op een knop zoals hieronder aangegeven. Door op deze knop te klikken, verschijnt een nieuw venster waarin je nieuwe vergaderruimten kunt aanmaken.

breakout rooms in microsoft teams

Vervolgens opent een nieuw venster zoals hieronder. Hierin kun je de vergaderruimten instellen naar jouw eisen. Zo kun je ervoor kiezen om automatisch deelnemers toe te wijzen aan vergaderruimten of dit handmatig zelf te doen. Bijvoorbeeld wanneer je een specifieke groep mensen bij elkaar wil neerzetten. Zo houd je zelf de volledige controle.

aparte vergaderruimten

De instellingen van breakout rooms

Eenmaal de breakout rooms aangemaakt die je nodig hebt? Dan heb je een aantal opties per vergaderruimte. Wanneer je op de drie puntjes achter elke vergaderruimte klikt, krijg je de volgende opties:

  • Deelnemen
  • Openen
  • Sluiten
  • Hernoemen
  • Verwijderen

Deze opties kun je gebruiken om bijvoorbeeld meer duidelijkheid te creëren voor deelnemers. Zo kun je bijvoorbeeld voor je team verschillende vergaderruimten maken om verder te overleggen n.a.v. een algemene vergadering. Denk aan een breakout room voor de marketingafdeling en nog één voor de afdeling verkoop. Wijzig de naam van elke individuele ruimte om duidelijkheid te creëren en voeg mensen vervolgens (handmatig) toe aan deze breakout rooms.

De mogelijkheden voor deelnemers in breakout rooms

Deelnemers kunnen binnen de vergaderruimten verschillende zaken delen. Denk hierbij aan o.a. scherm, audio, video, bestanden en hun whiteboard. Ook hebben ze de mogelijkheid om op te nemen. Wat overigens niet mogelijk is voor deelnemers is het uitnodigen van anderen. Ook het verlaten van de ruimte en vervolgens (zelf) weer terugkomen is niet mogelijk. Wanneer een teamlid opnieuw wil deelnemen moet dit handmatig door de organisator worden geregeld. Na afloop van de vergadering vind je de opname van de vergadering automatisch in Microsoft Stream te staan. Zowel organisator als deelnemer kunnen deze opname terugkijken.

Wanneer alle deelnemers in de breakout rooms zitten en het tijd is om iedereen weer in één vergadering te zetten, kun je van te voren een aankondiging maken naar alle breakout rooms. Om bijvoorbeeld aan te geven dat iedereen over 5 minuten weer terug komt. Klik op de drie puntjes achter ‘Vergaderruimten’ (breakout rooms) en klik op aankondiging (of announcement wanneer je gebruik maakt van de Engelstalige versie). Deze aankondiging wordt vervolgens in de chat geplaatst.

Microsoft Teams voor jouw team

Bij IT aanspreekpunt begrijpen we dat het inrichten van bijvoorbeeld Microsoft 365 (en dus Teams) binnen een organisatie veel tijd kan kosten. Om je te helpen bieden wij hulp bij het inrichten van Microsoft 365 aan. Je hebt het immers al druk genoeg. Wil je liever de volledige ICT uit handen geven? Inclusief inrichting, beheer, beveiliging en support? Dan bieden wij ook volledige ICT ontzorging aan. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden.

Ruben: Uw Microsoft 365
Teamwork specialist

Neem contact op

Vrijblijvend advies