7 Sharepoint tips van een Specialist

Sharepoint is een ideaal platform om samen te werken binnen een organisatie, partners en klanten. Sharepoint maakt onderdeel uit van Microsoft 365. Van documenten delen tot een discussieforum maken, het kan allemaal binnen Sharepoint! 

Werk je al met Sharepoint of wil je er mee werken? Dan zijn er een paar tips en tricks die jou wellicht zullen helpen bij het indelen van jouw Sharepoint. Lees onze 7 must-know tips om Sharepoint optimaal te gebruiken

#1 Interactieve lijsten maken

Sharepoint zorgt voor orde binnen organisaties. Geen losvliegende papieren en dubbele documenten meer. In plaats van Excel of Word te gebruiken is het namelijk mogelijk om een sharepoint lijst te maken. Deze lijst is interactief. Wanneer er een aanpassing is gemaakt, dan is dit zichtbaar voor het hele team. 

Denk bijvoorbeeld aan een teamlijst waar je bij wil houden wie er wel of niet aanwezig is. Je zet alle werknemers in een lijst met contactgegevens en extra informatie en voegt de optie ‘aanwezigheid’ toevoegen. Dan ziet iedereen binnen een oogopslag wie ze diezelfde dag nog kunnen contacteren.

Ook lijsten met contacten, opslag, en andere belangrijke informatie kunnen fijn zijn voor jouw organisatie. 

Sharepoint interactieve lijst maken

#2 Notificaties voor documenten

Wacht je wel eens tot een collega een document bewerkt heeft? Maak je geen zorgen, je hoeft niet eindeloos naar de bibliotheek te staren. Stel makkelijk een notificatie in!

Met Sharepoint is het mogelijk om per bibliotheek of lijst een notificatie in te stellen. Zo weet je wanneer een document geupdate of geüpload is. 

Je kunt notificaties specifiek instellen voor uploads, aanpassingen, of wanneer iemand jouw document aanpast. Naast de mogelijkheid om direct een melding te krijgen, kan er ook een dagelijkse of wekelijkse samenvatting worden gestuurd van de aanpassingen. 

Ga naar de bibliotheek waar je een notificatie wil krijgen. Klik op de drie puntjes en kies ‘Waarschuw mij’. Vervolgens krijg je een keuzemenu waar je jouw wensen in kan stellen.

Sharepoint Notificatie instellen document

#3 Notificatie voor zoeken

Binnen Sharepoint heb je, naast document notificaties, ook zoek notificaties. Soms moet je namelijk even wachten tot een bepaald document geüpload is. Echter, kan het zijn dat je niet weet waar deze geüpload gaat worden. Kun je het document echt niet missen? Stel dan een zoek notificatie in.

Stel je zoekt naar ‘Document B’, maar kan niks vinden in Sharepoint. Dan is het document waarschijnlijk nog niet geüpload. Vervelend, maar klik je zoekopdracht vooral niet weg! Je kunt namelijk onderaan de pagina een notificatie instellen voor jouw zoekopdracht. Het moment dat ‘Document B’ dan wordt geüpload, dan krijg jij meteen een melding binnen.

Op deze manier hoef je geen notificaties in te stellen per bibliotheek of lijst in de hoop dat deze daar geüpload wordt. Je kunt ook notificaties instellen voor een bepaalde zoekwoordcombinatie die al een document heeft. Bij ‘Document C’ ontvang je dan bijvoorbeeld een melding als er iets binnen dat document gewijzigd is. 

Voer de zoekopdracht uit waar jij een melding van wilt krijgen en scroll naar de onderkant van de pagina. Klik hier op ‘Waarschuw mij’ en voer de instellingen in voor de notificatie. Heel handig! 

Sharepoint Zoek notificaties instellen

#4 Geavanceerd zoeken binnen Sharepoint

Heb je meerdere Sharepoint sites of documenten met soortgelijke namen? Dan kan het misschien lastig worden om bepaalde documenten of lijsten te vinden. Een gewone zoekopdracht binnen Sharepoint is dan niet genoeg. Daarom geeft Sharepoint de extra optie om geavanceerd te zoeken.

Bij geavanceerd zoeken, zoek je over jouw gehele Sharepoint systeem. Het speciale is echter dat je precies kan aangeven wat je wel en niet zoekt.

Doe eerst een gewone zoekopdracht ‘in alles’ via Sharepoint. Zodra je de resultaten ziet, scroll naar de onderkant van de resultaten. Hier vindt je ‘geavanceerd’. Als je hierop klikt kom je in ‘geavanceerd zoeken’. Kies dan welke woorden het document wel en niet mag bevatten. Je kunt zelfs verschillende talen kiezen! 

Sharepoint Geavanceerd Zoeken

#5 Discussiebord aanmaken

Ieder bedrijf krijgt binnen hun organisatie wel eens dezelfde vragen. Het is fijn als deze direct beantwoord kunnen worden en toegankelijk zijn voor alle werknemers. Sharepoint geeft je hiervoor de mogelijkheid om een discussieforum aan te maken. 

In een discussiebord kunnen vragen gesteld, beantwoord en gelezen worden door iedereen met toegang tot jouw Sharepoint site. Is er iemand die het beste antwoord heeft gegeven op jouw vraag? Dan kan jij deze markeren als ‘beste antwoord’. Aangezien het voor de gehele organisatie toegankelijk is, kunnen werknemers en collega’s binnen een oogopslag antwoord krijgen op hun vragen. 

Navigeer naar ‘Discussiebord’ binnen je Apps en geef deze een naam. Pas de instellingen aan naar wens en voeg het forum toe aan je ‘snel starten’ zodat jouw collega’s dit kunnen zien.

Sharepoint Discussiebord maken

#6 Enquête maken

Als je met jouw bedrijf Sharepoint gebruikt, dan is er een handige manier om enquêtes te maken en te delen met jouw collega’s. Denk bijvoorbeeld aan een werknemerstevredenheidsonderzoek of een klanttevredenheidsonderzoek. Of wil je misschien een vragenlijst maken om de meningen te horen over een project?

Bijvoorbeeld, bij een werknemerstevredenheidsonderzoek kun je een aantal vragen stellen over de algemene tevredenheid, veranderingen waar jouw werknemers mee te maken hadden, of natuurlijk verbeterpunten voor het bedrijf.

Ook goed om te weten is dat alle enquêtes anoniem gemaakt kunnen worden door degene die de vragenlijst maakt. 

Voeg de App ‘Enquête’ toe. Tijdens het maken van de enquête is het belangrijk om op ‘geavanceerde opties’ te klikken om je instellingen aan te passen. Dan hoef je dat later niet opnieuw te doen. Daarna geeft je de vragenlijst een titel en beschrijven. Als dat klaar is mag je beginnen met het maken van jouw vragen! 

Sharepoint Enquête maken

#7 Email bestanden automatisch opslaan in Sharepoint

Wist je dat je documenten van een mailadres automatisch kan opslaan naar Sharepoint? Het kan veel tijd kosten om bijvoorbeeld facturen handmatig op te moeten slaan in Sharepoint. Als facturen toch allemaal onder dezelfde map moeten staan, waarom dan niet automatisch? Dit kun je met Microsoft Flow instellen.

Automatisering en workflows kunnen nogal een ingewikkelde processen zijn. Bij IT aanspreekpunt helpen wij je graag verder met jouw Microsoft 365. Hulp nodig bij het inrichten van jouw Microsoft 365? Bekijk dan wat wij voor jou kunnen doen.

Interesse in een Microsoft 365 pakket?

Verhoog productiviteit met een Microsoft 365 pakket voor ondernemers. Werk samen met jouw collega’s in Sharepoint, email in Outlook, en plan vergaderingen in Microsoft Teams. Bij IT aanspreekpunt helpen wij jou met het vinden van het beste pakket en kunnen ondersteuning geven met inrichting en support.  

 

 

Ruben: Uw Microsoft 365
Teamwork specialist

Neem contact op

Vrijblijvend advies