Tip: slimmer werken met FindTime

Outlook is veel meer dan een simpel e-mailprogramma, hoewel de meeste mensen dit onderdeel van Office 365 vooral gebruiken om mails te verzenden. Eén van de grote geheimen in Outlook is de toepassing FindTime.

FindTime is een invoegtoepassing in Outlook voor het plannen van vergaderingen. Want Outlook kan namelijk ook uitstekend dienst doen om agenda’s bij te houden en afspraken te maken. Afspraken onderling tussen verschillende teamleden, of bijeenkomsten met externe personen.

En FindTime maakt dat nóg makkelijker!

Stel verschillende tijdstippen voor vergaderingen voor

FindTime zorgt er namelijk voor dat deelnemers aan bijeenkomsten kunnen stemmen op voorgestelde tijdstippen. Zo kan iedereen duidelijk aangeven wanneer een mogelijke afspraak wel of niet past in zijn of haar agenda.

FindTime zorgt voor een schone(re) inbox

Hoewel Outlook van oorsprong toch vooral een mailprogramma is: met de extensie FindTime bespaar je juist veel (onnodig) mailverkeer. Het zorgt er namelijk voor dat bij een afspraak tussen meerdere mensen niet iedereen op iedereen hoeft te reageren. Het resultaat: een duidelijkere afspraak én een schonere inbox met meer overzicht!

Er zijn verschillende manieren om FindTime te gebruiken. De gemakkelijkste mogelijkheid: installeer het als invoegtoepassing voor Outlook. Maar FindTime kan ook organisatiebreed worden uitgerold door de systeembeheerder. Wij helpen daar graag bij!

FindTime installeren in Outlook (2016/2019)
Hoe installeer je FindTime als Outlook-extensie? Dat is eigenlijk heel eenvoudig. We leggen het hieronder stap voor stap uit:

1. Open Outlook op je computer
2. Klik op het tabblad ‘Start’
3. Klik op ‘Invoegtoepassingen downloaden’
4. Zoek naar ‘FindTime’ en klik op ‘Toevoegen’

Hoe werkt FindTime in de praktijk?

Nadat FindTime is toegevoegd aan je Outlook-applicatie, kun je heel eenvoudig een nieuwe e-mail opstellen om je beschikbaarheid te delen:

1. Klik op ‘Nieuwe e-mail’
2. Vul de standaard e-mailregels, zoals geadresseerde en onderwerp, in. Gebruik het Aan-veld voor verplichte deelnemers aan de bijeenkomst en het cc-veld voor mensen die er niet perse bij hoeven te zijn.
3. Klik op het tabblad ‘Bericht’
4. Klik op de knop ‘New Meeting Poll’. Het kan zijn dat je hier eenmalig met je Office 365-account moet inloggen.
Let op: het vinkje voor de nieuwsbrief bij voorkeur uitvinken!
5. Selecteer de vergaderduur en je beschikbare tijden. Klik daarna op ‘Volgende’. Dan zie je voor personen binnen je eigen organisatie ook meteen de beschikbaarheid en op de voorgestelde tijdstippen.
6. Vul de locatie van de bijeenkomst in. Vink bij een fysieke vergadering ‘Online vergadering’ uit.
7. Klik op ‘Invoegen in e-mail’. Na het invoegen kun je eventueel de Engelse tekst uit de tabel nog aanpassen naar het Nederlands.
8. De uitnodiging is klaar om verstuurd te worden.

Wat ziet de ontvanger?

De ontvanger krijgt een e-mail in zijn of haar inbox. Daarin staat een uitnodiging om te stemmen op de vergaderopties. Door op de stemknop te klikken, opent een webpagina met de verschillende voorgestelde vergaderdata en -tijden.

Hij/zij kan zijn of haar voorkeuren aangeven, of een andere optie voorstellen. De FindTime-verzender kan de stemming bekijken en de afspraak definitief maken. In dat geval krijgen alle personen een uitnodiging voor de vergadering in hun mailbox, voorzien van alle details over de bijeenkomst.

Ruben: Uw Microsoft 365
Teamwork specialist

Neem contact op

Vrijblijvend advies