Office 365 gaat verder als Microsoft 365

Veel bedrijven gebruiken Microsoft 365 voor de meest bekende applicaties zoals Excel, Word, Outlook en PowerPoint. Hoewel dit begrijpelijk is, betekent dit wel dat er minimaal gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van Microsoft 365. En dat is zonde, want er is ontzettend veel mogelijk. Microsoft 365 biedt een scala aan applicaties en mogelijkheden aan die de productiviteit en continuïteit binnen jouw bedrijf aanzienlijk kunnen vergroten. Wil jij het maximale uit Microsoft 365 halen? Wij helpen je op weg!

5 tips om het maximale uit Microsoft 365 te halen

Gebruik Microsoft Teams
Chatten, bellen, (video)vergaderingen en samenwerken doe je met Microsoft Teams. Natuurlijk kun je voor elke kleinigheid het team bij elkaar roepen, een boel zaken op een whiteboard uitwerken, de TV aanzetten om samen een video te kijken en iemand notities laten maken. Maar je kan ook gebruik maken van Microsoft Teams. Een applicatie waar je gemakkelijk en snel met elkaar kunt overleggen. Zowel intern als extern. Met één druk op de knop een heel team bij elkaar om overleg te voeren en met elkaar live in documenten werken. Dat scheelt tijd en zorgt voor een hogere productiviteit want wat er ook wordt besproken, documenten kunnen gelijk ter plaatse worden aangepast en iedereen kan meekijken en aanpassen.

SharePoint Online (intranet)
Als we het hebben over het maximale uit Microsoft 365 halen, dan mag SharePoint niet ontbreken. Dankzij deze applicatie kun je alle bestanden en documenten zeer efficiënt en veilig organiseren, beheren en delen met jouw collega’s binnen de organisatie, maar ook met externe partijen. SharePoint Online kun je beschouwen als een projectmanagement omgeving. Maar het is nog veel meer dan dat. Bekijk hier de uitleg van Microsoft zelf. Met SharePoint Online verbeter je de samenhang binnen jouw organisatie en stimuleer je efficiëntie.

Het maximale uit Microsoft 365 halen

Beter plannen met Planner
Binnen Microsoft Teams heb je de mogelijkheid om een tabblad toe te voegen voor de app Planner. Met deze app kun je een duidelijk overzicht van taken creëren in de vorm van kaartjes. Wellicht ken je het concept al wel van andere applicaties als Trello of Monday. Je kunt deze kaartjes zo uitgebreid of simpel maken als je zelf wilt. Denk hierbij aan notities en labels toevoegen, taken en subtaken uitzetten, bestanden en deadlines vastmaken en meer.

Zo kun je bijvoorbeeld een specifieke taak uitzetten met een checklist, vervolgens voeg je alle collega’s van het marketing team toe en zet je een deadline op de kaart. Zo weten zij precies wat er moet gebeuren, voor wanneer en kun jij ook zien hoeveel er al is gedaan, dankzij de checklist.

Microsoft To Do
Als we het dan toch hebben over taken: je kan ook zelf handig al je eigen taken bijhouden in Microsoft to do. Deze applicatie is geïntegreerd met Outlook, zodat je gemakkelijk alle taken op één plaats kan beheren. Zowel alle taken die voortkomen uit de Planner app die wij eerder al noemden, als losse taken die je bijvoorbeeld tijdens een vergadering noteert of op je e-mail binnenkomen. Deze takenlijst kun je waar je ook bent, op elk apparaat bekijken en beheren en bepaalde taken eenvoudig en snel delen met je collega’s.

Online werken
De laatste maar zeker niet de minst belangrijke tip: werk zoveel mogelijk in de cloud! Sinds er online gewerkt kan worden is de productiviteit binnen bedrijven enorm gestegen. Je kan samen met collega’s immers gemakkelijk tegelijkertijd in de cloud werken. Waar je ook bent, je kunt altijd bij je bestanden en deze live bewerken. Dus of er nou één of tien collega’s in hetzelfde bestand werken, iedereen ziet altijd de meest recente versie van een document. Een handige tip: zorg dat je OneDrive zo hebt ingesteld dat het automatisch synchroniseert met je werkplek(ken). Dan kun je ook bij je bestanden als je een keer zonder internetverbinding zit en worden alle wijzigingen die je maakt gelijk ge-update zodra je weer online bent.

 

Het maximale uit Microsoft 365 halen met hulp van IT aanspreekpunt

Microsoft 365 voor ondernemers
Als ondernemer wil je natuurlijk het beste voor jouw bedrijf. Daarom ben je tenslotte hier gekomen. Echter, Microsoft 365 compleet zelf instellen is in veel gevallen onmogelijk (simpel weg omdat er zoveel mogelijkheden zijn) en gaat ten koste van je eigen tijd en productiviteit. Er moeten immers tientallen applicaties geïnstalleerd in ingesteld worden, de beveiliging moet goed opgezet worden en de online werkomgevingen moeten goed worden ingericht. En dit vaak om meerdere werkplekken.

Dan is het prettig dat een externe partij (een Microsoft 365 expert) dit voor je kan uitvoeren. IT aanspreekpunt helpt je graag verder en richt Microsoft 365 compleet voor jou in. Neem gerust contact met ons op om te informeren naar de mogelijkheden. Heb je al Microsoft 365 en loop je tegen problemen aan? Wij bieden ook support!

Ruben: Uw Microsoft 365
Teamwork specialist

Neem contact op

Vrijblijvend advies